Wie ein persönlicher Ordner bei Outlook erstellt werden kann
Wenn ein persönlicher Ordner erstellt werden soll, ist nicht viel zu beachten. Wenn Sie dies das erste Mal erledigt haben, funktioniert es in Zukunft völlig intuitiv. Und so gehen Sie richtig vor:
- Starten Sie Outlook mit einem Klick auf das Symbol in Ihrer Taskleiste, im Windows-Startmenü oder auf dem Desktop, sofern Sie hier eine Verknüpfung angelegt haben (in dem Fall: Doppelklick).
- Überlegen Sie sich, wo Ihr persönlicher Ordner untergebracht werden soll. In aller Regel werden zusätzliche Ordner direkt unter dem "Posteingang" angelegt. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf den "Posteingang"-Ordner und wählen Sie "Neuer Ordner" aus.
- Vergeben Sie für den neuen Ordner einen Namen und klicken Sie auf "OK". Der Ordner reiht sich jetzt unter dem Posteingang ein. Durch Auswählen einer E-Mail mit der Maus und einfaches Ziehen in den neuen Ordner (linke Maustaste dabei gedrückt halten), können Sie Ihre E-Mails nun sortieren.
- Sie können eine große Zahl Ordner anlegen. Dadurch ist es Ihnen problemlos möglich, private E-Mails von gewerblichen zu trennen oder auch für jeden wichtigen Absender einen eigenen Ordner zu erstellen.
Wofür Sie persönliche Ordner nutzen können
- Der wichtigste Grund für persönliche Ordner in Outlook ist die bessere Übersichtlichkeit. So haben Sie selbst in der Hand, wie Sie Ihre E-Mails sortieren - Vorgaben gibt es dabei nicht.
- Ein persönlicher Ordner kann auch anders genutzt werden. So ist es zum Beispiel möglich, für verschiedene E-Mail-Adressen auch verschiedene Zielordner zu vergeben. Wenn Sie ein neues E-Mail-Konto in Outlook anlegen, bestimmen Sie generell, in welchem Ordner diese E-Mails angezeigt werden. Ein persönlicher Ordner für jede E-Mail-Adresse macht es Ihnen am leichtesten zu erkennen, über welche Adresse Sie die E-Mail empfangen haben.
- Sie können aber auch spezielle Regeln erstellen. So ist es zum Beispiel möglich, dass Sie Nachrichten von einem bestimmten Absender oder auch mit einem definierten Betreff automatisch in einen frei wählbaren Ordner verschieben lassen können. So sparen Sie sich zukünftig jedes Verschieben von Hand.
- Klicken Sie dafür im Outlookmenü auf "Extras" und wählen Sie hier "Regeln und Benachrichtigungen" aus. Mit einem Klick auf "Neue Regel" gelangen Sie in das Auswahlfeld, in dem Sie bestimmen können, welche E-Mails automatisch verschoben werden.
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