Outlook E-Mail zurückrufen - so geht´s

Voraussetzungen und Einschränkungen für das Zurückrufen einer Outlook E-Mail

Bevor Sie eine E-Mail in Outlook zurückrufen, müssen einige wichtige Bedingungen erfüllt werden:

• Server-Kompatibilität: Um eine E-Mail in Outlook zurückzurufen, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger auf einem Microsoft Exchange Server sein. Wenn die E-Mail von einem Server zum anderen übermittelt wird, kann der Rückruf nicht ordnungsgemäß funktionieren. Das Zurückrufen ist ein serverseitiger Prozess, der den Empfänger erreichen muss, bevor dieser die E-Mail öffnet oder liest.
  
• Status der E-Mail: Die E-Mail darf nicht geöffnet oder gelesen worden sein, damit sie erfolgreich zurückgerufen werden kann. Wenn der Empfänger die E-Mail bereits angesehen hat, kann der Rückruf nicht mehr stattfinden.
  
• Empfängereinstellungen: Ebenso wichtig ist, dass der Empfänger die entsprechenden Einstellungen in seinem Outlook hat, um die Rückruffunktion zu erlauben oder abzulehnen. Wenn der Empfänger diese Option in seinem Outlook deaktiviert hat, wird der Rückruf der E-Mail nicht durchgeführt, selbst wenn die anderen Bedingungen erfüllt sind.

Was genau ist ein Exchange-Konto?

Ein Exchange-Konto ist ein E-Mail-Konto, das mit einem Microsoft Exchange Server verbunden ist. Der Exchange Server ist eine umfassende E-Mail- und Kollaborationsplattform von Microsoft, die es Benutzern ermöglicht, E-Mails zu senden, Kalender zu verwalten, Aufgaben zu organisieren und Kontakte zu speichern. Dieser Server bietet auch erweiterte Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Postfächern in einem Unternehmen, die Verwaltung von Gruppenkalendern und die Synchronisierung von E-Mails, Kontakten und Terminen auf verschiedenen Geräten.

Mit einem Exchange-Konto können Benutzer ihre E-Mails und andere Elemente über Microsoft Outlook oder andere E-Mail-Clients wie Apple Mail, Thunderbird usw. verwalten. Exchange-Konten bieten in der Regel eine Reihe erweiterter Funktionen wie die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren, gemeinsame Kalender zu nutzen und Kontakte zu teilen, was besonders nützlich in Unternehmen ist, um die Teamkommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Das Zurückrufen von E-Mails in Outlook, wie in diesem Fall beschrieben, ist eine der Funktionen, die von Exchange-Konten unterstützt werden. Es ermöglicht Benutzern, versehentlich gesendete E-Mails zu löschen oder zu aktualisieren, solange der Empfänger sie noch nicht geöffnet hat.

Schritte zum Zurückrufen einer E-Mail

1. Öffnen Sie Outlook: Melden Sie sich mit Ihrem Exchange-Konto an und öffnen Sie Outlook.
   
2. Gehen Sie zum Postausgang: Navigieren Sie zum Ordner "Gesendete Elemente" und dann zum "Postausgang".
3. Öffnen Sie die zu stornierende Nachricht: Suchen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten. Öffnen Sie sie, um die Nachricht zu lesen.
   
4. Klicken Sie auf 'Aktionen': Wählen Sie die Registerkarte "Nachricht" oben im Menü aus und klicken Sie auf "Aktionen".
5. Wählen Sie 'Diese Nachricht zurückrufen': In der Dropdown-Liste von "Aktionen" wählen Sie "Diese Nachricht zurückrufen".
6. Bestätigen Sie die Optionen: Es erscheint ein neues Fenster mit Optionen für den Rückruf. Wählen Sie "Gelesen/unerwartet gelesen" oder "Zustellung nur an dieses Postfach". Dies hängt von Ihren Bedürfnissen und der Konfiguration ab.
   
7. Optionale Benachrichtigung: Sie haben auch die Möglichkeit, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn der Empfänger die E-Mail öffnet. Das ist jedoch keine Garantie, dass der Rückruf erfolgreich ist.
   
8. Klicken Sie auf 'OK': Bestätigen Sie Ihre Optionen und klicken Sie auf "OK".

Wenn Sie (und der Empfänger der E-Mail) die vorher genannten Bedingungen erfüllen, klappt das Zurückrufen der E-Mail. Wenn nicht, hilft nur ein nochmaliges Schreiben einer E-Mail mit dem richtigen Inhalt oder eine "Korrektur-Mail", die den Inhalt der vorhergehenden richtigstellt.