Einsatz von MDE bei der Warenbestandsverwaltung
- In der Praxis kommt es darauf an, welcher Umfang an Daten verarbeitet werden muss, so wird ein Händler, der nur mit wenigen Produkten handelt oder ein Handwerksbetrieb, der nur ein Produkt herstellt, unter Umständen dieses nicht in der EDV erfasst haben, dann macht auch der Einsatz von MDE-Geräten keinen Sinn.
- In der Regel sind die Artikel aber EDV-mäßig gelistet, meist sogar über den Barcode, der auf den Produkten aufgedruckt ist. Je verlässlicher die Artikelcodes verwaltet werden, um so besser. Im Idealfall wird der Wareneingang mit einem MDE-Gerät erfasst und die Ware sofort den Beständen zugeordnet. Dabei sollten neue Strichcodes (neue Produkte) sofort erfasst werden.
- Die modernen Scannerkassen machen es möglich, dass immer ein theoretischer Lagerbestand in der EDV erfasst ist. Alles, was verkauft wurde, wird also sofort auch in den Inventarlisten gelöscht. Fehlbestände entstehen durch Diebstähle, physischen Untergang von Ware oder durch ein falsches Einlesen an der Kasse.
- Bei einem großen Warenbestand sollte eine Inventur mit MDE-Geräten, die den Barcode einlesen können, ablaufen. Die Mitarbeiter müssen nur den Scanner an den Strichcode halten und die entsprechende Anzahl eintippen. So ist am Ende der Inventur der tatsächlich vorhandene Warenbestand erfasst und es kann ein Abgleich mit dem theoretischen Bestand erfolgen.
- Selbst in Kleinbetrieben macht es Sinn, wenn bei der Inventur über mobile Erfassungsgeräte der Bestand erfasst wird. Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter die Artikelcodes von Hand eintippen muss. So reduzieren sich zum Beispiel Übertragungsfehler.
Geräte für die Inventur
- Es kommt darauf an, welche Software Sie für Kasse und Warenerfassung verwenden. Die MDE-Geräte müssen eine Schnittstelle haben, die es diesen ermöglich, die Daten in das System einzulesen.
- Bei großen Beständen sollten Sie nur auf Geräte zurückgreifen, die einen Barcodescanner haben, so entfällt das Eintippen der Artikelnummern.
- Da es unterschiedliche Systeme gibt, sollten Sie beim Anbieter Ihrer Warenwirtschaftssoftware nachfragen. Die meisten bieten Leihgeräte für die Inventur an, denn Sie brauchen diese Geräte schließlich nur wenige Tage im Jahr.
Inventur mit MDE-Gerät
Die große Menge an Daten, die in den MDE-Geräten gespeichert werden können, und die Tatsache, dass die Erfassung schnell geht, verführen dazu, bei der Inventur Fehler zu machen. Darauf sollten Sie achten:
- Es gibt immer Produkte, die aus irgendwelchen Gründen nicht erfasst sind. Bei der Inventur werden also Artikelcodes auftauchen, die keinen Produkten zugeordnet werden können.
- Umgekehrt kann es sein, dass Artikelcodes falsch zugeordnet sind. Sie werden bei der Inventur dann feststellen, dass Sie zum Beispiel 10.000 Nähmaschinen auf Lager haben, aber nur 10 Garnrollen. Das deutet eindeutig auf eine Verwechslung der Codes hin.
- Da die Fehlerquelle umso schwerer zu finden ist, je mehr Daten erfasst worden sind und es manchmal sinnvoll ist, dass der Mitarbeiter, der die Daten erfasst, physisch kontrolliert, sollte zwischen der Erfassung und dem Auswerten kein großer Abstand liegen. Lesen Sie hundert Artikel ein und senden diese zur Auswertung an die EDV. So können Sie vor Ort schnell feststellen, wo der Fehler liegt und diesen korrigieren.
So ist eine Inventur mit MDE-Geräten schnell erledigt.
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