In Outlook 2010 einen Archivordner erstellen und verwalten - so funktioniert's

Neuen Archivordner erstellen

Wenn Sie in Outlook 2010 Ihre E-Mails archivieren möchten, könnten Sie dafür einen zusätzlichen Archivordner erstellen, in welchem Sie dann Ihre älteren E-Mails schnell und einfach ablagern können.

1. Dafür müssten Sie als Erstes Microsoft Outlook 2010 auf Ihrem Computer starten.
2. Klicken dann im Register "Start" direkt darunter auf "Neue Elemente" und wählen Sie unter "Weitere Elemente" den letzten Eintrag "Outlook-Datendatei" aus.
3. Geben Sie nun einen Dateinamen für Ihren Archivordner ein, also zum Beispiel "Archivordner.pst", und klicken Sie auf "OK".

Nun sehen Sie im linken Bereich von Outlook 2010 den neu erstellen Ordner, also zum Beispiel "Archivordner". 

Archivordner unter Outlook 2010 verwalten

Sobald Sie einen Archivorder erstellt haben, können Sie diesen nun noch auf verschiedene Art und Weise organisieren.

• So könnten sie zum Beispiel einen neuen Unterordner erstellen, indem Sie einen Rechtsklick auf Ihren Archivordner machen und dann "Neuer Ordner" anklicken. Wenn Sie einen Rechtsklick auf diesen erstellen Ordner machen, können Sie einen weiteren Unterordner erstellen.
• Außerdem können Sie schnell und einfach Ihre E-Mails aus Ihrem normalen Outlook-Ordner in den Archivorder bzw. in einen Unterordner ziehen und diese somit archivieren. Um mehrere E-Mails zu markieren, brauchen Sie lediglich die Strg-Taste gedrückt halten. Sie könnten auch auf eine E-Mail klicken, dann die Umschalt-Taste gedrückt halten und anschließend auf eine weitere E-Mail klicken, woraufhin die beiden E-Mails und alle E-Mails, die dazwischen liegen, markiert werden.
• Alternativ könnten Sie auch eine Auto-Archivierung durchführen. Dazu müssten Sie unter "Datei" bei "Informationen" auf den Button "Tools zum Aufräumen" klicken und dann "Archivieren" auswählen. Markieren Sie den gewünschten Ordner, den Sie archivieren lassen möchten, und wählen Sie rechts unten über "Durchsuchen" den eben erstellten Archivordner aus. Legen Sie nun den Zeitpunkt fest, ab wann die E-Mails archiviert werden sollen, und starten Sie die Archivierung mit "OK". Diese kann einige Minuten dauern.
• Um Speicherplatz auf Ihrem Computer zu sparen, können Sie Ihren Archivordner komprimieren lassen. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den Archivordner und klicken Sie dann unten auf "Datendateieigenschaften". Klicken Sie rechts unten auf den Button "Erweitert" und verwenden Sie dann den Button "Jetzt komprimieren". Dieser Vorgang kann, je nachdem, wie viele E-Mails Sie in dem Archivordner haben bzw. wie groß deren Anhänge sind, einige Sekunden bis mehrere Minuten dauern.
• Die Dateigröße Ihres Archivordners finden bei den "Datendateieigenschaften" beim Button "Ordnergröße".
• Wenn Sie den Speicherort Ihres Archivordners wissen möchten, um die erstellte PST-Datei zum Beispiel bei einer Datensicherung miteinbeziehen zu können, müssen Sie bei den "Datendateieigenschaften" auf "Erweitert" klicken. Ganz oben finden Sie dann bei "Datei" den gesuchten Speicherort. Alternativ könnten Sie den Ordner auch direkt öffnen lassen, indem Sie einen Rechtsklick auf den Archivordner machen und dann den zweiten Eintrag "Datenspeicherort öffnen" auswählen.
• Sie könnten den Archivordner jederzeit wieder ausblenden lassen, indem Sie einen Rechtsklick auf diesen machen und dann den dritten Eintrag "Archivordner schließen" auswählen, wobei die Bezeichnung "Archivordner" dann dem Namen Ihres jeweiligen Archivordners entspricht. Dabei verlieren Sie natürlich nicht Ihre abgelegten E-Mails, sondern blenden den Archivordner lediglich aus. Um diesen wieder einblenden zu lassen, müssten Sie wieder über "Neue Elemente" unter "Weitere Elemente" auf "Outlook-Datendatei" klicken und dann die gespeicherte PST-Datei mit einem Doppelklick importieren.