Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook 2003 erstellen Sie so

Voraussetzungen für das Einstellen einer Abwesenheitsnotiz

Um eine Abwesenheitsnotiz über Outlook 2003 für Ihr E-Mail-Postfach einstellen zu können, müssen Sie als Servertyp "Microsoft Exchange Server" eingestellt haben.

• Dies können Sie bei Ihren Kontoeinstellungen für Ihr E-Mail-Postfach ändern (Menüpunkt "Extras" und "E-Mail-Konten").
• Allerdings benötigen Sie dazu eine Lizenz von Microsoft. Dies ist bei privaten E-Mail-Konten wie zum Beispiel über web.de, GMX oder GoogleMail nicht möglich.
• Bei geschäftlichen E-Mail-Adressen kann es möglich sein, dass Ihr Arbeitgeber über solch einen Dienst verfügt. Dazu müssen Sie bei dem zuständigen IT-Verantwortlichen nachfragen.
• Falls Sie eine Abwesenheitsnotiz für ein privates E-Mail-Konto oder für ein Geschäftskonto ohne Lizenz einstellen möchten, können Sie dies nur über einen Filter direkt bei dem jeweiligen E-Mail-Konto machen.
• Meistens finden Sie diese Option unter "E-Mail-Einstellungen" und "Abwesenheit" oder "Weiterleitung".

Abwesenheits-Assistenten unter Outlook 2003 nutzen

In Outlook 2003 können Sie mit dem Abwesenheits-Assistenten schnell und einfach eine Abwesenheitsnotiz und gegebenenfalls eine Weiterleitung der eingehenden Nachrichten einstellen. 

1. Starten Sie dazu Microsoft Outlook 2003.
2. Klicken Sie danach auf den Posteingang Ihres E-Mail-Postfaches, das Sie über den Microsoft Exchange Server betreiben.
3. Öffnen Sie danach im Menü "Extras" den Eintrag "Abwesenheits-Assistenten".
4. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Aktivieren Sie nun oben die Option "Ich bin zurzeit nicht im Hause" und geben Sie darunter Ihre gewünschte Abwesenheitsnotiz ein, also zum Beispiel "Ich bin bis ... nicht im Büro".
5. Wenn Sie die eingehenden E-Mails nun optional an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten möchten, um zum Beispiel die E-Mails von einer anderen Person bearbeiten zu lassen, klicken Sie nun auf den Button "Regel hinzufügen". Aktivieren Sie dann die Option "Weiterleiten" und geben Sie bei "AN" die E-Mail-Adresse des Empfängers an bzw. wählen Sie diesen aus Ihrem Outlook-Adressbuch aus. Klicken Sie zum Schluss auf "OK" und bejahen Sie den Hinweis, dass die Regel für alle eingehenden Nachrichten übernommen werden soll.
6. Klicken Sie nun auf "OK", um den Abwesenheits-Assistenten zu schließen. 

Dadurch haben Sie Ihre Abwesenheit eingestellt und jede Person, die Ihnen eine E-Mail sendet, erhält eine Nachricht mit Ihrer Abwesenheitsnotiz, auch wenn Outlook 2003 nicht eingeschaltet ist. Sie erhalten jedes Mal, wenn Sie nun Outlook 2003 neu starten, die Frage, ob Sie die Abwesenheit weiterhin nutzen möchten, sodass Sie die Option jederzeit mit einem Klick wieder deaktivieren können.