Formatvorlagen bei Word - so erstellen Sie Ihre eigene

Welche Vorteile haben Formatvorlagen und wie erstellt man sie?

Formatvorlagen in MS Word haben den Vorteil, dass Sie Ihrem Dokument ein professionelles, einheitliches Aussehen verleihen können. Sie haben mit dieser einheitlichen Formatierung immer die gleiche Schriftart. Der Zeilenabstand und die Textzeile können genau bestimmt werden. Sie sparen mit diesen Vorlagen die teilweise zeitaufwendige Formatierungsarbeit für jedes einzelne Dokument. Dies macht Ihre Arbeit effektiver. Besonders im Berufsalltag ist es wichtig, mit diesen kleinen Helfern umgehen zu können, da in diesem Kontext die benötigte Zeit eine immense Rolle spielt.

Nachfolgend erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine Formatvorlage für MS Word erstellen können:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, den Sie als Vorlagentext verwenden möchten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Formatvorlagen, und klicken Sie dann auf "Formatvorlage erstellen".
3. Geben Sie im Dialogfeld "Neue Formatvorlage erstellen" einen Namen ein, und klicken Sie auf "OK".

Wenn Ihre neue Formatvorlage in allen neuen Word-Dokumenten angezeigt werden soll, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Formatvorlagenkatalog auf "Ändern" und wählen Sie dann unten im Dialogfeld "Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente" aus.

So erstellen Sie Formatvorlagen über den Reiter Start (Menüband)

In MS Word haben Sie die Möglichkeit, Formatvorlagen über den Reiter "Start" ebenso über das Menüband einzustellen, ohne, dass Sie einen Text zuvor geschrieben haben müssen. Folgen Sie bitte der Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Öffnen Sie MS Word und gehen Sie auf den Reiter "Start".
2. In der Mitte sehen Sie den Bereich "Formatvorlagen".
3. Klicken Sie rechts in dem Feld auf das kleine Icon mit dem File. Ein Dialog öffnet sich.
4. In dem Dialog klicken Sie auf das rechte Icon mit dem Pluszeichen "Neue Formatvorlage".
5. Es öffnet sich ein weiterer Dialog. Geben Sie der Formatvorlage einen Namen und nehmen Sie alle Einstellungen vor, die Sie benötigen.
6. Klicken Sie auf "OK". Sie sehen nun im Menüband den Namen Ihrer Formatvorlage, die Sie verwenden können.

Damit Sie die Formatvorlage auch in anderen Dokumenten verwenden können, sollten Sie "Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente" in dem Dialog und in den Optionen anklicken.

Es gibt eine Fülle von Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Vorlage. Sie können beispielsweise den Formatvorlagentyp, die Eigenschaft, auf der die Vorlage basiert, die Eigenschaften der Schrift (Größe, Schriftfamilie, Schriftfarbe, fett, kursiv, unterstrichen), den Zeichensatz (Latein oder asiatisch) einstellen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, ob die Vorlage nur in diesem Dokument verwendet werden soll. Sie können des Weiteren "Automatisch aktualisieren" anklicken und "Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen".

Anwendung und Einstellungen von Formatvorlagen in Dokumenten

Sie haben Ihre Formatvorlage nun erstellt und sie auch für andere Dokumente anwendbar gemacht. Jetzt möchte ich Ihnen noch erklären, wie Sie sie anwenden und ändern können. Dies ist ebenfalls mit ein paar wenigen Klicks in MS Word erledigt. Folgen Sie einfach den genannten Schritten in der Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Noch ein Hinweis: Wenn Sie den Cursor in einen Absatz setzen, wird die Formatvorlage auf den ganzen Absatz angewendet. Wenn Sie eine bestimmte Textpassage markieren, wird nur dieser Bereich formatiert.

1. Markieren Sie den Text, den Sie formatieren möchten.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf der Registerkarte "Start" auf eine Formatvorlage, damit Sie eine Vorschau erhalten.
3. Wird Ihre gewünschte Formatvorlage nicht angezeigt, klicken Sie bitte auf "Weitere".
4. Wählen Sie eine Vorlage entsprechend Ihrer Wünsche und Bedürfnisse aus.

Wenn Sie auf die Überschriften klicken, können Sie Teile des Dokuments verschieben, indem Sie Ansicht > Navigationsbereich verwenden und dann die aufgelisteten Überschriften im Dokument nach oben oder unten verschieben. Sie können mit Überschriften ebenso ein Inhaltsverzeichnis erstellen.

Falls Sie ein anderes Design wünschen, wechseln Sie zu Entwurf > Designs und wählen Sie ein neues Design aus. Jedes Design verfügt über eigene Formatvorlagen. Nun kennen Sie ebenfalls die Einstellungsmöglichkeiten von Formatvorlagen.

Formatvorlagen sind sehr praktisch und zeitsparend. Besonders im Büroalltag sind sie sehr hilfreich. Es ist sinnvoll, zu erlernen, wie man sie erstellt und mit ihnen arbeitet. Sie können sich diese kleinen Helfer in beliebiger Anzahl und in verschiedenen Designs erstellen.