Einen Formbrief aufsetzen

Struktur für einen Formbrief

• Gestalten Sie den Briefkopf nach aktuellen Vorschriften.  Im Abstand von 3 Leerzeilen unter dem Briefkopf-Layout steht die Firmenbezeichnung oder die Anrede »Herr – Frau - Fräulein«. Es folgen untereinander ohne Leerzeile Name und Vorname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Auch einen vorformatierten Formbrief stellen Sie nach dieser Regel zusammen.
• 4 Leerzeilen unter dem Adressfeld folgen die Zeichen des Adressaten, eventuell das Datum eines Briefes, den Sie beantworten, und das Datum Ihres Formbriefes. Eine Betreffzeile müssen Sie nicht mehr zwangsläufig angeben. Benutzen Sie sie, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erhöhen, folgt diese 2 Leerzeilen unter dem Zeichen-/Datumsfeld. Den Zusatz »Betr.« dürfen Sie nicht mehr voransetzen. Empfohlen wird, den Betreff höchstens 2 Zeilen lang und ohne Punkt zu formulieren. Ausrufungs- oder Fragezeichen sind beim Formbrief weiterhin erlaubt. Heben Sie den Betreff nach Belieben durch Fett- oder Kursivschrift hervor.
• Haben Sie sich für eine Betreffzeile entschieden, folgen nun 2 Leerzeilen zur Anrede. Anschließend folgt in 1 Leerzeile Abstand der Brieftext.

 Schriftstück sprachlich treffend gestalten

• Wählen Sie im Formbrief eine Anredeform, die dem Anlass Ihres Schreibens entspricht. Formulieren Sie den Text so, wie Sie sprechen würden. Verzichten Sie auf Füllwörter und Wiederholungen. Beachten Sie für geschäftliche Formbriefe auch innerhalb des Textes die Höflichkeitsanrede »Sie«.
• Schreiben Sie ohne unnötige Ausschmückungen. Ist der Anlass Ihres Formbriefes ein besonders persönlicher, darf die Briefsprache blumig klingen. Es gilt hier wie im persönlichen Gespräch: Weniger ist mehr, Übertreibung lenkt vom Thema ab.
• Beenden Sie den Formbrief im Abstand von 1 Leerzeile unter dem Text mit einem höflichen Gruß. Setzen Sie Ihren Namen 4 Leerzeilen später unter die Grußformel. Verzichten Sie auch im Fall von Kritik oder einer Mahnung nicht auf einen freundlichen Grundton des Schriftstückes.

Speichern Sie im Textprogramm Ihres Computers Vorlagen für verschiedene Formbriefe ab. Bei Bedarf erstellen Sie später das jeweils passende Anschreiben ohne besonderen Einzelaufwand aus Ihrem eigenen Muster.