Anschreiben an Kunden - Tipps für die geschäftliche Kommunikation

Gute Gründe für ein Kundenanschreiben

Ein Anschreiben an Ihre Kunden ist ein Geschäftsbrief, der durchaus auch etwas Werbung für Sie machen darf. Aber: Die Versendung Ihres neuesten Prospekts ist noch lange kein Anschreiben!

• Wenn Sie ein Anschreiben an Ihre Kunden verfassen, dann haben Sie etwas Wichtiges aus Ihrem Geschäft zu berichten.
• So beispielsweise, wenn Sie Ihre Urlaubszeit ankündigen möchten und deshalb vorher noch eine Rabattaktion anbieten.
• Vielleicht haben Sie auch ein neues Equipment und können dadurch mehr Dienste anbieten - das ist ein guter Grund, Ihren Kunden zu schreiben. 
• Gleiches gilt natürlich zur Geschäftseröffnung oder Wiedereröffnung nach Umbauten, Geschäftsschließungen und allen anderen Veränderungen, die für Ihre Kunden wichtig sein könnten.

Ihre Zielgruppe ist nicht automatisch Ihr Kundenkreis

Vor Ihrer Geschäftsgründung haben Sie sich überlegt, für welche Zielgruppe Sie arbeiten möchten. Diese Zielgruppe kann bei einigen Gründen für ein Anschreiben zu Ihrer Kundengruppe gehören, sie ist aber meistens nicht mit ihr identisch.

• Zur Zielgruppe gehören alle Menschen, die Sie ansprechen möchten. Dennoch haben Sie garantiert auch Kunden, die Ihre Leistungen in Anspruch nehmen, ohne zur Zielgruppe zu gehören. Es ist daher ebenso wichtig, die Kundengruppe genau zu kennen, wie die Zielgruppe zu definieren.
• Ein einfaches Beispiel: Sie entwerfen und produzieren bunte Armbänder für Teenager. Ihre Zielgruppe sind die Teenager. Doch zu Ihren Kunden gehören auch die Großmütter und Mütter, die diese Armbänder kaufen. Und auch dann, wenn diese Kunden die Armbänder in irgendeiner Weise zweckentfremden.
• Ihre Zielgruppe ist Ihnen zwar bekannt, doch Sie kennen nur Ihre Kunden persönlich. Deshalb ist ein Anschreiben an Ihre Kunden etwas anderes als ein Prospekt, den Sie mit der Post versenden.
• Sie sollten sich also eine Kundenkartei zulegen. Fragen Sie die Menschen einfach, ob Sie gern Post bekämen, um informiert zu bleiben. Oder legen Sie eine Liste aus, in die sich jeder Kunde freiwillig eintragen kann.

Das Anschreiben formulieren

Da Sie Ihre Kunden nur dann persönlich anschreiben können, wenn Sie von diesen Namen und Anschrift kennen, wird Ihr Schreiben ein persönlicher Geschäftsbrief. 

• Sie sollten vermeiden, Adressen aus Telefonbüchern zu sammeln und alle Nachbarn anzuschreiben - solange Sie diese gar nicht kennen. Das ist irreführend und auch nicht zulässig, da diese Menschen nicht darum gebeten oder zugestimmt haben, Post von Ihnen zu erhalten.
• Das Kundenanschreiben gestalten Sie so ähnlich wie einen persönlichen Brief. Sie haben einen Briefkopf - oder vorgefertigtes Briefpapier - mit Ihrem Namen, dem Geschäftsnamen, Adresse und Telefon.
• Wenn Sie Fensterumschläge verwenden, dann schreiben Sie oben links Namen und Anschrift des Kunden. Darunter sollte linksbündig das Datum stehen. Rechts ist auch okay, aber veraltet. Eine Zeile tiefer nennen Sie den Grund Ihres Schreibens in der sogenannten Betreffzeile.
• Ihr eigentliches Schreiben beginnt dann in aller Höflichkeit mit der persönlichen Anrede. Die lautet "Sehr geehrte Frau ..." oder "Sehr geehrter Herr ...". Die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" ist nicht persönlich und klingt nach einem Rundschreiben. Dies sollten Sie vermeiden - auch wenn Sie tausend Kunden haben.
• Es gibt bei den gängigen Schreibprogrammen schließlich die Möglichkeit, gleichlautende Briefe auch automatisch mit persönlicher Anrede zu schreiben. Nutzen Sie diese Funktionen.
• Der Text Ihres Schreibens kann allgemein verfasst sein - besonders bei einem großen Kundenkreis. Dennoch erreichen Sie die Menschen eher, wenn Sie einen persönlichen Satz einfügen. Als Profi wissen Sie zum Beispiel, wenn ein Kunde lange nicht mehr bei Ihnen war. Gehen Sie darauf ein mit: "Schade, dass ..."
• Fassen Sie sich bei Ihrer Korrespondenz kurz. Niemand liest ellenlange Kundenbriefe. Formulieren Sie kurze Sätze, sodass schnell klar wird, um was es geht. Und schließen Sie Ihren Kundenbrief mit einem netten Satz ab. Das macht das Anschreiben freundlicher. Darunter stehen dann die üblichen Höflichkeitsformeln wie: "Freundliche Grüße" (neu) oder "Mit freundlichen Grüßen" (veraltet). Es folgen der Name Ihrer Firma und Ihre Unterschrift.
• Unterschreiben Sie die Briefe an Ihre Kunden persönlich. Bei Rundschreiben an alle können Sie die Unterschrift einscannen, aber für Kunden sollte es persönlicher sein.

Ein Tipp zum Schluss: Vielen Geschäftsleuten ist es unangenehm, wenn ein Kunde Persönliches erzählt. Gehen Sie ruhig darauf ein, indem Sie auch eine Kleinigkeit von sich berichten. So entsteht eine Bindung zwischen Ihnen und der Kunde erinnert sich garantiert an Sie und Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt. Viel Erfolg!