E-Mails nach dem Urlaub löschen - ist das erlaubt?

Löschen von E-Mails bedarf einer Ankündigung und Zustimmung

Generell sind E-Mails eine betriebliche Kommunikation, die man nicht einfach löschen darf. Deshalb sind Beschäftigte grundsätzlich verpflichtet, die während des Urlaubs eingegangenen Mails auch tatsächlich durchzuschauen. Auch während der Abwesenheit können per E-Mail wichtige Informationen von Kunden eintreffen oder Aufträge erteilt worden sein, die noch nicht bearbeitet wurden. 

Außerdem gibt es eingehende E-Mails, die archivierungspflichtig sein können. Dies ist z. B. bei Geschäfts- oder Handelsbriefen der Fall. Auftragsbestätigungen und Rechnungen müssen beispielsweise jahrelang archiviert werden.

Für den Fall, dass sich ein Arbeitnehmer nicht an seine Pflicht zur Sichtung der E-Mails nach dem Urlaub hält, kann dies durchaus arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. In Betracht kommen hierbei sowohl eine Abmahnung als auch eine Kündigung. Richtet der Beschäftigte vor seinem Urlaub eine Abwesenheitsnotiz ein, in der er darauf hinweist, dass in seiner Abwesenheit eingehende Mails ungelesen gelöscht werden, ist dies nur mit einer Zustimmung des Arbeitgebers möglich. 

Urlaubsvertretung und Bearbeitung von E-Mails durch den Arbeitgeber

Wer nach dem Urlaub eine E-Mail-Flut vermeiden will, sollte am besten eine Urlaubsvertretung einsetzen, die in der eigenen Abwesenheit die E-Mails bearbeitet. Dies kann auch vom Arbeitgeber übernommen werden, jedoch nur dann, wenn dieser private E-Mails in seinem Büro grundsätzlich verboten hat. In diesem Fall kann er auf das Postfach seines Mitarbeiters zugreifen. 

Sind private E-Mails hingegen im Büro erlaubt und gehen im Postfach sowohl berufliche als auch private E-Mails ein, dürfen Arbeitgeber und auch Kollegen nicht einfach auf ein Postfach zugreifen. Dies kann als Verstoß gegen das Persönlichkeitsrecht und die Datenschutzbestimmungen gewertet werden und sowohl Bußgelder als auch ggf. Schadenersatzforderungen des Mitarbeiters nach sich ziehen.

Auch die automatische Weiterleitung der eingehenden E-Mails an einen Kollegen während des Urlaubs ist eine praktische und häufig verwendete Praxis, um die Flut an ungelesenen Nachrichten am ersten Arbeitstag zurück zu vermeiden.

Für den Fall, dass niemand in der Abwesenheit die eingehenden E-Mails bearbeiten kann, kann ein Beschäftigter die eingegangenen E-Mails zumindest zunächst grob kategorisieren. Hierbei muss allerdings für jede E-Mail eine Entscheidung getroffen werden. Sinnvoll ist eine Einteilung nach Prioritäten, Wiedervorlage und Löschen. 

Geschäftliche E-Mails darf man nach dem Urlaub nicht einfach löschen. Dies geht nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitgebers. Um die E-Mail-Flut nach dem Urlaub zu vermeiden, ist es immer am besten, eine Urlaubsvertretung oder eine automatische Weiterleitung der Mail einzusetzen.