E-Mail öffnen

Die E-Mail-Technik verstehen

Das Kommunizieren per E-Mail erfolgt nach festgelegten technischen Abläufen. Verfügbar sind aber unterschiedliche Übertragungswege, zu denen zum Beispiel lokal IMAP, POP3 oder der direkte Log-in beim Anbieter gehört.

• Es beginnt alles damit, dass ein Freund oder Arbeitskollege Ihnen eine Nachricht zuschickt. Mit der Endung nach dem @-Symbol erkennt die Technik, zu welchem Anbieter Sie gehören. So wird eine Meldung an IhrName@web.de auch an Web gehen, ebenso an IhrName@gmx.net an GMX.
• Der Benutzername, der vor dem @-Zeichen steht, dient der genauen Zuweisung. Bei einer Ortsadresse wären dies die Straße und der Name, während die Bezeichnung nach dem Symbol die Stadt darstellen würde.
• Ihr E-Mail Provider wird Ihren Account und die dazugehörigen Informationen auf einem Server bereithalten. Verstehen kann man diesen als Festplatte, die von Ihnen über das Internet erreicht werden kann.
• Wenn Sie nun auf die Webseite des Anbieters gehen und sich dort mit Ihren persönlichen Daten anmelden, werden Sie zu dem Bereich der Festplatten geleitet, wo Ihre persönlichen Daten liegen. Verschlüsselt mit Benutzernamen und Kennwort sind die Informationen im Idealfall nur für Sie ersichtlich.
• Wenn Sie nun Änderungen durchführen, geschieht dies im direkten Zusammenhang mit dem Server. Ist keine Internetverbindung vorhanden, so können Sie in keine anderen Nachrichten wechseln oder sonstige Aktionen durchführen. Der Vorteil ist, dass Sie sich von jedem Computer anmelden können und dabei auf die gleichen Informationen stoßen.
• Hinter IMAP steckt eine recht bequeme Lösung, die jedoch für ein korrektes Arbeiten eine permanente Verbindung zum Internet benötigt. Hier wird ein Abbild des Server-Bereichs über einen Client (zum Beispiel Thunderbird, Mail oder Outlook) auf Ihren Computer geladen, wo die Informationen in der Anwendung dargestellt werden.
• Anders als im Online-Login können Sie hier weiterhin Nachrichten öffnen, auch wenn keine Verbindung zum Internet besteht. Geht es darum, einzelnen Meldungen zu löschen, diese zu beantworten oder zu bewegen, so ist dies ohne eine Verbindung nicht möglich. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Funktion "Offline schalten", die das Durchführen von Änderungen erlaubt und von vielen Clients unterstützt wird. Diese Anpassungen werden dann bei der nächsten Verbindung zum Server übertragen.
• IMAP ist ideal, wenn Sie über mehrere Geräte verfügen. Denn da die Änderung und Ordnerstrukturen mit dem Server abgeglichen werden, sehen Sie auf mehreren Geräten die gleiche Darstellung.
• POP3 war in Vergangenheit recht beliebt ist auch noch heute als Übertragungsweg in Clients zu finden. Anders als bei IMAP werden hier Informationen lediglich auf Ihre Festplatte kopiert, jedoch nicht mit dem Server abgeglichen. Wenn Sie also mehrere Geräte haben, so müssen Sie zum Beispiel eine Nachricht auf jedem Gerät einzeln bewegen.

Wie das Öffnen gelingt

1. Um eine Nachricht zu öffnen, können Sie diese über die drei oben genannten Wege erreichen. Sobald angekommen, sollten Sie die Nachricht, falls noch nicht gelesen, in fetter Schrift vorfinden.
2. Klicken Sie die E-Mail an und warten Sie darauf, dass Ihre Internetverbindung die darin enthaltenen Informationen überträgt.
3. Sie können die Inhalte mit gewünschter Dauer lesen und dazu eventuell auch Anhänge herunterladen. Um dann eine Antwort zurückzuschicken, klicken Sie auf den dazugehörigen Button unter bzw. über dem Text.

Wollen Sie die Übersicht nicht verlieren, empfiehlt es sich, Ordner anzulegen. So können Sie sämtliche Nachrichten, die zum Privatleben gehören, in einem separaten Verzeichnis ablegen, ebenso sämtliche Meldungen bezüglich der Arbeit.