Die RACI-Matrix: So hilft Sie Ihnen

Was versteht man unter einer RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix, auch als RACI-Diagramm bezeichnet, ist ein Hilfsmittel zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten. 

Aus dem Englischen ins Deutsche übersetzt steht die Abkürzung RACI für:

• R wie responsible (verantwortlich)
• A wie accountabel (rechenschaftspflichtig)
• C wie consulted (konsultiert)
• I wie informed (informiert)

Visuell betrachtet kann man sich diese Matrix wie ein Diagramm mit einer y-Achse und einer x-Achse vorstellen. Die Aufgaben werden dabei auf einer y-Achse eingetragen und die daran beteiligten Personen oder Mitarbeiter auf der x-Achse dargestellt. Danach kann dann jeder Person zu jeder Aufgabe einer der Buchstaben (RACI) zugeordnet werden.

Wofür steht RACI?

Die vier Buchstaben von RACI geben jeweils eine eigene bestimmte Rolle bei der Erfüllung der Aufgabe wieder. Sie stehen für:

responsible (verantwortlich)

Verantwortlich für die Aufgabe ist die Person, die die Aufgabe durchführt. Sie ist unmittelbar mit der Arbeit beschäftigt und gilt als Ansprechpartner bei Fragen rund um die Aufgabe.

Es kann manchmal auch mehr als eine verantwortliche Person geben. Allerdings ist es ratsam, die Anzahl der Verantwortlichen zu begrenzen, damit der Prozess übersichtlich bleibt. 

accountable (rechenschaftspflichtig)

Diese Rolle trägt die Verantwortung für die Verwirklichung der gesamten Aufgabe. Sie führt dabei die Arbeit nicht selbst aus, sondern delegiert sie und trifft Entscheidungen , wer sie ausführt. Accountable sind oft Führungskräfte und Manager, sie nehmen die Arbeit entgegen.

consulted (konsultiert)

Konsultiert werden Personen, die über wichtige Informationen verfügen, die für die Aufgabe hilfreich sind. Sie helfen bei der Erfüllung der Aufgabe, indem sie ihr Wissen bereitstellen, die Arbeit überprüfen oder beraten.

informed (informiert)

In dieser Rolle werden Personen eingegliedert, die während oder nach der Erfüllung der Aufgabe auf dem neusten Stand gehalten werden.

Sie haben also ein sogenanntes Informationsrecht. Damit sie immer rechtzeitig informiert werden, haben andere Personen eine Informationspflicht.

Wann ist eine RACI-Matrix nützlich?

Das RACI-Diagramm ist vor allem bei komplexen Projekten von Vorteil, an denen mehrere Personen für die Erfüllung beteiligt sind.  Durch den Einsatz einer RACI-Matirx kann die Verantwortlichkeit von Aufgaben in einem Projekt an die zuständigen Mitarbeiter besser koordiniert werden, was den Vorteil des besseren Überblicks hat, wer mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. 

Tipps für eine gute Umsetzung

Damit man von den Vorteilen eines solchen Diagramms auch profitiert, sollte man ein paar Tipps beherzigen: 

• Formulieren Sie die Aufgaben klar und deutlich, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Die Anzahl der verantwortlichen Personen sollte möglichst gering gehalten werden, damit es zu weniger Verwirrung beim Treffen von Entscheidungen kommt.
• Der aktuellen Stand des Projekts sollte regelmäßig überprüft und der Arbeitsfortschritt dokumentiert werden. Dadurch kann man schneller ggf. Rollen und Aufgaben aktualisieren und anpassen.
• Es ist völlig in Ordnung, wenn man sich bei der Aufstellung des Diagramms Hilfe holt. Gerade wenn man sich nicht sicher ist, hilft es sehr, eine andere Meinung einzuholen, um eine gute Planung erstellen zu können.
• Auch hier hilft in puncto Digitalisierung eine entsprechende Software, mit der das Diagramm erstellt werden kann, um es anschließend einfacher mit den Beteiligten teilen zu können.

Mit einem RACI-Diagramm sorgt man also für klare Rollenverteilungen bei der Erfüllung von größeren Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind.

Man sollte allerdings die Ziele, die erreicht werden sollen, in einem angemessenen Maß und in einer realisierbaren Zeit berücksichtigen. Dies ist zwar nicht immer ganz einfach. Mithilfe eines übersichtlichen Plans, aber durchaus möglich.