Die "Postkorbübung" am Beispiel einfach erklärt

Postkorbübung erfolgreich abschließen

Suchen Sie sich in Bewerbungsratgebern oder im Internet ein Beispiel heraus, das Sie in Ruhe abarbeiten. So finden Sie heraus, welche Fertigkeiten Sie noch trainieren sollten.

1. Die Postkorbübung gleicht einem Eingangskorb, in dem 10-20 Dokumente abgelegt werden. Diese müssen Sie bearbeiten. Jedoch müssen Sie dabei Prioritäten setzen, denn Sie haben nicht unbegrenzt viel Zeit.
2. Lesen Sie sich die Ausgangssituation sowie alle Dokumente genau durch, markieren Sie sich wichtige Informationen wie Uhrzeit, Personen und Fristen.
3. Sortieren Sie die Dokumente danach, ob Sie Ihren Beruf oder Ihr Privatleben betreffen. Sortieren Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen und welche delegiert werden können. Welche Folgen hat eine unerledigte Aufgabe für den Beruf und/oder Ihr Privatleben?
4. Erstellen Sie einen Zeitplan, ein Terminkalender hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu bewahren. 
5. Notieren Sie die Lösung oder erstellen eine Skizze mit allen Wegen, die Sie zurücklegen müssen.

Beispiel für eine typische Ausgangssituation

• Stellen Sie sich vor, Sie sind Ingenieur. Sie heißen Heinz/Hannelore Müller.
• Der heutige Tag ist ein Mittwoch, es ist der 29. Juni, 16 Uhr. Sie sind von einer Dienstreise nach Hause gekommen, auf dieser hatten Sie keinen Kontakt zu Ihrer Arbeitsstelle und Ihrer Familie. 
• Morgen, also am 30. Juni werden Sie eine weitere Geschäftsreise nach China antreten. Der Flieger startet um 8 Uhr. Sie werden auch in China keine Möglichkeit haben, Kollegen, Chef oder Ihre Familie zu kontaktieren. Sie dürfen keine Dokumente mitnehmen. Sie werden am 4. Juli (Montag) um 19 Uhr wieder zu Hause sein. 
• Heute früh wurde Ihre Frau/Ihr Mann wegen einer Gallenblasenkolik ins Krankenhaus eingeliefert. Bevor der Krankenwagen sie/ihn mitgenommen hat, hat sie/er Ihnen alle Briefe und Dokumente in den Postkorb gelegt. Vor sieben Stunden wurde sie/er operiert. 
• Weitere Haushaltsangehörige sind Ihre zwei Kinder, ein Hund, ein Au-pair-Mädchen sowie die Haushälterin. 
• Sie sind allein zu Hause, das Telefon funktioniert nicht. Ihr Auto ist in der Werkstatt, alle anderen öffentlichen Transportmittel stehen Ihnen nicht zur Verfügung. Ihre Nachbarn sind nicht zu Hause. Sie haben noch einen unbenutzten Scheck sowie 400 Euro Bargeld. 
• Sie müssen alle Dokumente bis 17 Uhr bearbeitet haben. Von 17 bis 19 Uhr sind Sie in der Stadt, um Erledigungen zu machen, 19 Uhr schließen alle Geschäfte.

Beispiel für verschiedene Dokumente einer Postkorbübung

• Im Rahmen der Postkorbübung erhalten Sie nun 15 verschiedene Dokumente. Eine erste Nachricht stammt von Ihrer Frau/Ihrem Mann. Sie/er teilt Ihnen mit, dass Sie heute noch ins Krankenhaus kommen sollen. Heute 18:30 kommen Ihre beiden Kinder nach Hause, sie haben keinen Türschlüssel. In einer Woche ist Ihr Hochzeitstag, halten Sie den Termin für eine Opernpremiere frei.
• In einer zweiten Nachricht teilt Ihnen Ihr Nachbar den Termin mit (6. Juli, 10 Uhr), bei dem es um Ihre Wohnung geht. Beim Bau einer Umgehungsstraße sollen Sie etwas von Ihrem Grundstück abgeben.
• Beispiel für eine weitere Nachricht: Ihre Bank teilt Ihnen mit, dass Sie bis heute Abend um 18 Uhr Zeit haben, Ihre Aktien (Wert 50.000 €) zu verkaufen. Tun Sie dies nicht, müssen Sie mit Verlusten bis zu 95 Prozent rechnen. Sie erhalten 50 Prozent des Wertes Ihres Paketes. 
• In einem weiteren Dokument wird Ihnen mitgeteilt, dass am 6. Juli ein Elternsprechtag in der Schule Ihrer Kinder stattfindet. Die Nachricht stammt von Ihrer Tochter, es hat einige unangenehme Vorfälle gegeben. 
• Eine Gärtnerfirma teilt Ihnen mit, dass sie am 5. und 6. Juli im Garten arbeiten wird. Es wird eine Anzahlung von 400 Euro fällig. 
• Ihre Haushälterin benötigt 200 Euro für Einkäufe am Donnerstagmorgen, zudem sollten Sie einen Blankoscheck unterschreiben. 
• Ihr Vermieter möchte die Miete erhöhen. Geben Sie Ihre Zustimmung nicht bis zum 4.7., werden Sie gekündigt.

Nach demselben Schema folgen weitere Dokumente, die Sie nach Wichtigkeit sortieren und abarbeiten müssen. Delegieren Sie Aufgaben, begründen Sie diesen Schritt.