Der Onboarding-Prozess - was in der Zeit wichtig ist

Was versteht man unter Onboarding?

Vom Englischen ins Deutsche übersetzt bedeutet "Onboarding" die Einführung eines neuen Mitarbeiters in seinen neuen Arbeits- bzw. Einsatzbereich.

Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement. Er bezeichnet das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung fordern. 

Onboarding bezieht sich dabei sowohl auf fachliche als auch auf kulturelle und soziale Aspekte. Das Onboarding gilt als erfolgreich, wenn der Mitarbeiter in das Team und ins Unternehmen integriert wurde.

Warum ist das Onboarding so wichtig?

Eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter trägt dazu bei, dass die volle Leistungsfähigkeit schneller erreicht wird. Der Neuankömmling soll sein Wissen gerne intern einbringen und sich weiterentwickeln, sich motiviert und zufrieden fühlen. 

Dabei strebt das Unternehmen auch an, dass sich der Mitarbeiter loyal gegenüber dem neuen Arbeitgeber verhält und die Firma gerne als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt. Auf weite Sicht, soll somit auch erreicht werden, dass der neue Mitarbeiter langfristig im Unternehmen verbleibt.

Wie genau verläuft ein Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter lässt sich in drei Ebenen aufteilen. Die fachliche Integration, die soziale Integration sowie die werteorientierte Integration.

Bei der fachlichen Integration bezieht man sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich. Die soziale Integration umfasst alle sozialen Kontakte - vom direkten Kollegen bis zum Vorgesetzten. In der werteorientierten Integration bezieht man sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie.

Die Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase im Onboarding-Prozess umfasst die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag.

Diese Phase kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Dazu gehört beispielsweise, dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen zuzusenden, offene Fragen zu klären und einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Außerdem sollte der neue Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters mit allen nötigen Arbeitsmitteln wie etwa Telefon, E-Mail, System-Account, IT-Berechtigungen etc. vorbereitet werden.

Die Orientierungsphase

Die nächste Phase befasst sich mit der Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis zum dritten Monat und wird Orientierungsphase genannt. Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen und verstehen lernt. In dieser Phase muss das Unternehmen den neuen Mitarbeiter mit seinen Kollegen und Vorgesetzten bekannt machen, in Arbeitsabläufe und Tätigkeiten einführen usw.

Die Integrationsphase

Die letzte Phase, der Integrationsphase, schließt sich dem dritten Beschäftigungsmonat an und geht bis maximal ein Jahr. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. Das Unternehmen unterstützt diese Zeitspanne zum Beispiel durch gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops oder Informationstage, regelmäßige Feedbackgespräche etc.

Feedback zum Onboarding

Regelmäßiges Feedback ist entscheidend für einen guten Onboarding-Prozess. Ein Vertreter der Personalabteilung sowie der Vorgesetzte setzen sich dabei mit dem Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zusammen. Dabei geht es hauptsächlich um die Themen wie: Wie gut versteht der Mitarbeiter das Unternehmen und seine Rolle darin? Hat er noch offenen Fragen, welche geklärt werden müssen? Sind eventuelle Fortbildungsmaßnahmen sinnvoll? Welche zukünftigen Entwicklungsmaßnahmen wünscht sich der Mitarbeiter?

Diese Feedback-Gespräche sind auch eine gute Gelegenheit, Feedback über die Effektivität des Onboarding-Prozesses einzuholen.

Ein guter Start bei einem neuen Arbeitgeber ist mit Sicherheit nicht immer einfach. Selbst wenn man fachlich ausreichend genug für das neue Aufgabenfeld qualifiziert ist und schon einige Jahre an Berufserfahrung mitbringt, gibt es doch überall andere Regeln und neue Abläufe, in welche man sich erst einfinden muss.

Gleich Anschluss zu finden bei den neuen Kollegen, hilft ungemein. Bei vielen Unternehmen hat man für die erste Zeit einen sogenannten "Paten", welcher den Neuankömmling bei Schritt und Tritt zur Seite steht, um den Einstieg möglichst effizient zu gestalten.