Büroorganisation - Tipps für die professionelle Ablage

Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Ihre Unterlagen nicht mehr griffbereit sind. Dennoch muss das Papier weg. Sie brauchen auch keine Angst haben, dass Sie etwas vergessen könnten, wenn es nicht auf dem Tisch liegt. Für die Arbeit ist eine gute Büroorganisation und ein klarer Kopf wichtig. Dies erfordert allerdings einen freien Schreibtisch. Befreien Sie sich von Papierstapeln.

Die Büroorganisation und die Zettelwirtschaft

1. Das Schlimmste sind die vielen Zettel auf dem Schreibtisch und aufgeklebt am PC. Schauen Sie in Ruhe die Zettel durch und vergewissern Sie sich, welchen Sie überhaupt noch benötigen.
2. Tragen Sie nun alle noch wichtigen Zettel in einem Ringbuch zusammen und machen Sie sich gleich eine Prioritätenliste. So können Sie direkt auf einem Blick erkennen, was Sie noch zu erledigen haben.
3. Alles Erledigte direkt abhaken. So klappt die Büroorganisation.

Die Tipps zum Tauschhandel

• Jede neue Information, die Sie erhalten, kommt in Ihre Ringmappe. Streichen Sie direkt eine ältere Information durch.
• Denken Sie daran: Was zusammengehört, soll auch zusammenbleiben. Überprüfen Sie, ob nicht auch doppelte Informationen vorhanden sind.

Tipps zum richtigen Beschriften für eine gute Büroorganisation

• Schaffen Sie sich Ablagekörbe und Ordner an und beschriften Sie sie. Die Beschriftung muss klar und eindeutig sein. Denn in schlecht beschrifteten Ablagen "schlummern" die Unterlagen.
• Bitte die Körbe nicht überfüllen, sonst nützt es nichts. Je schlanker die Ablage, desto effizienter ist sie. Dies gilt auch für Datenträger und Ordner.
• Wichtig ist auch das aktuelle Datum. Platzieren Sie die Ordner und Ablagekörbe nach der Zugriffshäufigkeit. Greifen Sie oft nach einem Ordner, sollte dieser in Ihrer Nähe positioniert werden.

Entsorgungstipps für eine gute Büroorganisation - Mach mich voll

• Besorgen Sie sich große Kartons oder Klappboxen. Tragen Sie in Ihrem Kalender einen Entsorgungstermin ein. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werfen Sie das Altpapier in die Boxen und entsorgen Sie sie.
• Je größer die Boxen, um so mehr werden Sie vernichten. Dies ist eine einfache aber effektive psychologische Folge. Vertrauliches wird im Aktenvernichter zerkleinert. So klappt die Büroorganisation.

Die Geiztipps für eine gute Büroorganisation

• Betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz als Ihren ganz persönlichen Bereich. Wertschätzen Sie Ihren Schreibtisch. Dort befindet sich nur das, was wirklich nötig ist.
• Überprüfen Sie die Eingangspost nach Wichtigkeit und schmeißen Sie z.B. Werbung, wenn möglich, direkt weg. Leiten Sie Irrläufer direkt weiter und legen Sie sie nicht erst zur Seite.
• Werfen Sie auch Umschläge weg. Wenn der Absender bekannt ist, sind Umschläge nur unnötiger Ballast.

Büroorganisation in Behörden

In manchen Behörden gilt immer noch die Vorschrift, dass in einem Ordner die neuesten Seiten hinten einsortiert werden. So soll eine Reihenfolge erhalten bleiben.

• Eine wichtige Anregung: Pfeifen Sie auf diese Vorschriften. Sie ist absolut unlogisch. Stellen Sie auf die praktischere "Wirtschaftsheftung" um: das Neueste kommt nach oben. Dann müssen Sie beim Ablegen nicht den gesamten Ordnerinhalt mühsam über die Bügel führen.

• Ein Tipp zum Schluss: Lassen Sie sich durch Ihre Altlasten nicht entmutigen. Beginnen Sie schon heute mit der Umstellung und Neuorganisation Ihres Schreibtisches. Nehmen Sie sich jeden Tag 15 Minuten Zeit. Stellen Sie sich auch ruhig hierfür eine Eieruhr. Sie werden staunen, wie viel Sie in einer Viertelstunde schaffen.