Brief und Anlage - darauf sollten Sie dabei achten

Ein Brief kann Ihrem Leben eine neue Richtung geben. Formulieren Sie ihn verständlich. Achten Sie aber auch darauf, wie Sie den Brief präsentieren. Davon hängt der Erfolg einer Bewerbung bei einem neuen Arbeitgeber ab. Sie erleichtern dem Empfänger aber auch die Sachbearbeitung, wenn Sie ein bestimmtes Anliegen verfolgen und der Empfänger Ihren Brief schnell und effizient bearbeiten soll.

Ein Brief hat einen logischen Aufbau

• Wenn Sie Ihrem Brief eine Anlage beifügen, ist es empfehlenswert, im Text des Briefes selbst darauf hinzuweisen, dass Sie eine Anlage anhängen. Der Leser weiß sofort, wo er die betreffende Information im Detail nachlesen kann.
• Sie brauchen den Inhalt der Anlage im Brief nicht vollständig wiederzugeben. Es genügt die Bezugnahme auf die Anlage. Der dafür maßgebliche Sachverhalt braucht nur angerissen zu werden.
• Verweisen Sie im Brief auf die Anlage, indem Sie beispielsweise schreiben: "Ich wurde von Herrn Müller informiert, dass er kündigen wird (Anlage)". Sie können die Anlage auch konkretisieren: "... (Anlage Kündigungsschreiben)".
• Bei einem umfangreichen Anlagebestand können Sie diese zusätzlich unterteilen, indem Sie für zusammengehörige Anlagen der Nummerierung noch einen Buchstaben vorsetzen und so den Sinnzusammenhang verdeutlichen (Beispiel Anlage A1, B 1).

Jede Anlage zielgerichtet beifügen

• Fügen Sie mehrere Anlagen bei, sollten Sie diese mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen: "...(Anlage 1) ... (Anlage 2)". Sie erleichtern dem Leser Ihres Briefes die Lektüre. Er findet sich schneller zurecht, wenn er sofort weiß, wo er welche Anlage findet.
• Nummerieren Sie die Anlage selbst ebenfalls mit den Zahlen, die Sie im Brief für die jeweilige Anlage verwendet haben.
• Achten Sie darauf, dass die Anlagen in einer logischen und zeitlichen Reihenfolge an den Brief angehängt werden, die sich an den Angaben in Ihrem Brief orientiert.
• Sie können aber auch den Text des Briefes verfassen und am Ende nach Ihrer Unterschrift den Vermerk aufzeigen: "Anlagen: Kündigungsschreiben (etc.)."

Schicken Sie grundsätzlich nie das Original einer Anlage mit. Fügen Sie immer eine Kopie bei, sofern nicht die Übersendung des Originals unabdingbar ist.