Beschwerdebriefe schreiben - so finden diese Beachtung

Äußere Form von Beschwerdebriefen

• Die Einhaltung von gewissen Regelungen bezüglich der äußeren Form von Beschwerdebriefen ist deshalb wichtig, dass dieser auf den Empfänger einen seriösen Eindruck macht. Wenn Sie diese Formen nicht einhalten, laufen Sie Gefahr, nicht ernst genommen zu werden.
• Schreiben Sie den Brief am besten an einem Computer. So gehen Sie sicher, dass dieser leserlich wird und Sie können auch noch kurzfristig Änderungen vornehmen, ohne das die weiter auffällt. Wenn Sie den Brief mit der Hand schreiben und dann etwas durchstreichen müssen sieht das nicht gut aus.
• Benutzen Sie die Standardeinstellungen des Blattlayouts. Belassen Sie es bei einem normalen Rand und benutzen Sie auch keine andere Schrift außer die geläufigen wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Außerdem sollten Sie auch auf farbige Markierungen verzichten. Um etwas hervorzuheben, sollte eine Unterstreichung, kursives schreiben oder Fettschrift genügen. Setzten Sie diese Effekte aber möglichst sparsam ein.
• Wenn Sie den Brief ausdrucken, benutzen Sie dafür ganz normales weißes Büropapier. Wählen Sie auch einen neutralen weißen „Din A5“ oder „Din lang“ Briefumschlag zum Versenden von Beschwerdebriefen.

Inhaltliches Schreiben des Briefes

• Achten Sie zuerst darauf, Ihre Adresse als Absender und die Empfängeradresse auf das Blatt zu setzen. Außerdem sollten Sie Ort und Datum des Briefes benennen. Benutzen Sie auch eine Betreffzeile in der Sie kurz benennen, um welches Thema sich Ihr Schreiben dreht.
• Benutzen Sie möglichst eine direkte Anrede der empfangenden Person. Wenn Sie einem Unternehmen oder einer Organisation schreiben und den Ansprechpartner nicht kennen, benutzen Sie das übliche „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
• Achten Sie darauf, dass Sie inhaltlich nicht zu ausschweifend werden, aber gleichzeitig auch keine Fragen offen lassen. Schreiben Sie nicht um das Thema herum, sondern kommen Sie auf den Punkt. Je länger der Brief, desto schwieriger wird es für den Empfänger, das Problem aufzunehmen.
• Abschließend sollten Sie Beschwerdebriefe noch einmal bezüglich Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung durchgehen. Ein erster Hinweis hierfür ist die Rechtschreibprüfung der Textsoftware. Außerdem sollten Sie eine Ihnen bekannte Person den Brief lesen lassen. So hören Sie eine neutrale Meinung und Tipps, die Sie vielleicht noch in das Schreiben mit aufnehmen können.