Eine Vorlage für Angebotsschreiben erstellen
- Die Vorlage für ein Angebotsschreiben enthält einen Briefkopf, die Postanschrift des Absenders, ein Feld für die Rücksendeangabe, das Feld für die Anschrift des Empfängers und die Geschäftsangaben.
- Sie haben auch die Möglichkeit, den Briefkopf nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten und das Firmenlogo zu verwenden. Dabei kann die gesamte Breite des Blattes genutzt werden.
- Sie können ein Angebotsschreiben ebenso als Serienbrief an Händlerkunden usw. versenden. Dazu sollten Sie sogenannte Platzhalter verwenden, sodass Sie problemlos die variierenden Anschriften und Bedingungsfelder einsetzen können. Die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) sollten Sie allerdings beherrschen.
- Wenn Sie öfter ähnliche Schriftstücke bearbeiten und versenden müssen, haben Sie ferner die Möglichkeit, mit Textbausteinen zu arbeiten. Diese können dann rasch und passend abgerufen werden.
- Natürlich hängt Ihr Text auch davon ab, ob das Angebot auf eine Anfrage hin erstellt werden soll. In der Betreffzeile kann das Wort „Angebot“ platziert werden oder ein Bezug auf die erhaltene Anfrage (schriftlich oder telefonisch) hergestellt werden.
- Ob Sie dann mit dem Beispielsatz „Gerne beantworten wir Ihre Anfrage … und senden Ihnen das Angebot für die Artikel (Produkt, Dienstleistung, etc.…) zu" beginnen, hängt von der Situation und anschließenden Leistungsbeschreibung (Leistungsumfang, Preis, enthaltene Leistungen, Gültigkeitsdauer) ab.
- Beachten Sie, dass Ihr Angebot rechtsverbindlich ist - auch in Bezug auf den Liefertermin, sofern Sie dies nicht besonders erwähnen.
- Nutzen Sie einen entsprechend positiv ausformulierten Schlusssatz und bieten Sie für Auskünfte stets Hilfe an.
- Ihr erstelltes Angebot sollte mit einer aktuellen Grußformel enden und vom zuständigen Sachbearbeiter oder Chef unterschrieben sein.
Beispiele für den Büroalltag sammeln
Einfache Musterbeispiele - wie z. B. unten aufgeführt - können Ihnen als Hilfe dienen.
- Schreiben Sie zunächst in der Betreffzeile „Angebot“. Natürlich muss auch ein Angebot das aktuelle Datum enthalten. Dieses wird bei jedem anderem Brief auch an der rechten Seite passend vermerkt.
- Als Anrede können Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder die persönliche Anrede des Geschäftspartners für Ihren Angebotstext verwenden. Als Einleitungstext würde z. B. passen: „Sie erhalten Ihr gewünschtes Angebot wie folgt:“
- Als nächster Punkt folgt die Zeile mit Pos.-Nr., Menge, Artikel-Nr., Bezeichnung, Einzelpreis Euro, Gesamtpreis Euro. Unter die jeweilige Rubrik schreiben Sie nun von Pos. 1 bis zum Ende das gewünschte Leistungsangebot.
- Um die Summe des Angebotes bilden zu können, folgen nun die Spalten „ Netto, zuzüglich gesetzliche MwSt. und Bruttosumme“. Die ermittelte Summe könnten Sie mit Fettdruck gut sichtbar in den Angebotstext einbinden.
- Ob Sie dann noch weitere Abmachungen wie Zahlungsfrist, Lieferbedingungen etc. erwähnen, hängt von der Leistung ab. Bedanken Sie sich am Ende mit einem freundlichen Schlusssatz und schließen Sie das Angebot mit der rechtsgültigen Unterschrift ab.
- Sie können an Beispielen auch mit der Tabellenfunktion arbeiten, die das korrekte „Untereinanderreihen“ erleichtert.
- Nutzen Sie auch die Möglichkeit von normgerechten Hervorhebungen wichtiger Textstellen.
- Gelungene Beispielsätze für den Schluss wären: "Sagt Ihnen unser Angebot zu? Dann zögern Sie nicht und bestellen Sie sofort." oder „Wünschen Sie weitere Informationen, dann rufen Sie uns an“. „Sind Sie mit unserem Vorschlag einverstanden?“.
Erleichtern Sie also Ihren Büroalltag mit entsprechenden Vorarbeiten und Bespielsammlungen.
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