Wenn Sie gute Ablagetechniken schaffen, sparen Sie Zeit und dadurch auch erhebliche Kosten. Auch kann so der Produktionsablauf forciert werden. Natürlich ist solch eine Ablagetechnik nicht in jedem Betrieb gleich.
Ablagetechniken für ein Büro entwickeln - Bedarfsermittlung
- Der Aufwand an Akten ist in vielen Fällen unterschiedlich.
- Natürlich müssen auch Sie diesen ermitteln, soll bedeuten, dass Sie die Ablagetechnik grundsätzlich nicht zu sehr ausweiten, sondern eher straffen, um keine Informationsfluten zu erzeugen.
- Bei der Einsetzung einer Ablagetechnik kommt es natürlich auch auf die Größe des Büros an. So wird dann ermittelt, wie viel Platz für eine bestimmte Ablagetechnik zur Verfügung steht.
Die Ablagetechniken entwickeln und anlegen
- Mit welchen materiellen Dingen Sie Ihre Ablagetechniken entwickeln, bleibt voll und ganz Ihnen überlassen. Gerade im Bereich Mobiliar und Büroeinrichtungen, hat sich hier in den letzten Jahren einiges getan. Eine Ablagetechnik, die sich in Büros immer weiter durchsetzt, da sie gut überschaubar ist, ist die Rollenablage. Dies ist ein runder dreh- und fahrbarer Turm, in dem Akten sehr übersichtlich angeordnet werden können. Hier kann auch der Standort nach Bedarf verändert werden.
- Ganz wichtig ist es, dass Sie Ihre Schriftgutmenge so gering wie möglich halten. Erstellen Sie zudem ein Aktenfluss-Schema, damit Sie immer sofort wissen, wie bestimmte Akten zu behandeln sind.
- Eine große Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Akten ist zudem die Aufstellung einer Aufbewahrungsliste für Papiere Ihrer Firma.
- Sie sollten Ihre Ablagetechniken so organisieren, dass Sie Akten immer nach der Häufigkeit Ihres Bedarfs lagern. So wird für jeden Mitarbeiter der Zugriff erleichtert. Hier haben sich die sogenannten Hängeregistraturen bewährt, die in einem Schrank beim jeweiligen Sachbearbeiter stehen.
- Sehr hilfreich für gute Ablagetechniken ist auch eine farbliche Kennzeichnung der Akten und der gleichzeitigen Auflistung, welche Farbe welche Bedeutung hat.
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