Welche Post darf nicht geöffnet werden? - Regeln für die Geschäftspost

Oft landet Geschäftspost in Unternehmen an einer zentralen Poststelle und wird dort vorsortiert. Auch als Sekretärin gehört es zu Ihren Aufgaben, die Post zu sortieren und gegebenenfalls zum Bearbeiten zu öffnen. Es gibt mehrere Varianten, wie eine Anschrift formuliert sein kann. Sie regelt, wann Post ausschließlich vom Empfänger geöffnet werden darf und in welchen Fällen auch Dritte die Post öffnen dürfen. Mit einigen einfachen Regeln gehen Sie sicher, dass Sie nicht das Post- und Briefgeheimnis nach Artikel 10, Absatz 1 des Grundgesetzes verletzen.

Welche Post darf geöffnet werden?

• Häufig kommt es vor, dass Absender ihre Post nicht an Personen versenden, sondern an zuständige Stellen im Unternehmen. Statt eines Namens kann auf einer Anschrift zum Beispiel stehen "An die Geschäftsführung, Unternehmen XY". In diesen Fällen sind Sie als Sekretärin, Angestellte(r) dazu berechtigt, den Brief zu öffnen. 
• Sie dürfen Post ebenfalls öffnen, wenn ein Name einer natürlichen Person in der Anschrift genannt ist. Ein Beispiel hierfür ist "Geschäftsführer Herr XY, Unternehmen XY". Solange nur Name und gegebenenfalls das Unternehmen genannt ist, gilt dies offiziell als Post, die trotz Namens nicht persönlich adressiert ist. 
• Auch in umgekehrter Adressierung - in der ersten Zeile der Unternehmensname und in der zweiten Zeile der Personenname - gilt genau dasselbe und Dritte können den Brief öffnen.
• Manchmal finden Sie den Zusatz "z. Hd." (= zu Händen), woraufhin der Name einer Person folgt. Auch diese Adressierung gilt nicht als persönlich und darf vom Sekritariat geöffnet werden.

Mit diesen Anschriften dürfen Briefe nicht geöffnet werden 

Grundsätzlich gilt: Briefe dürfen nicht von dritten Personen geöffnet werden, wenn in der Anschrift ein eindeutiger Vermerk zur Vertraulichkeit der Post hinterlegt ist. In diesen Fällen gilt die Post als persönliche Post. 

• Als eindeutiger Vertraulichkeitsvermerk gilt zum Beispiel der Hinweis "persönlich". Auch Anmerkungen wie "eigenhändig" oder "vertraulich" weisen eindeutig darauf hin, dass nur der Empfänger zum Öffnen berechtigt ist.
• Es ist dabei ganz egal, an welcher Stelle in der Anschrift sich der vertrauliche Vermerk befindet. Zumeist befindet sich der Vermerk in der ersten Zeile überhalb des Namens.  
• Manchen Absendern ist die Privatadresse des Empfängers unbekannt. In diesen Fällen wird Post gerne an den Arbeitsplatz des Empfängers geschickt. Ein Hinweis darauf ist die Zustellanweisung "c/o" (=engl. care of, dt. in der Obhut von). Das Adressfeld lautet "Herr XY, c/o Unternehmen XY". Das bedeutet, dass die Post dem Empfänger unter seiner Unternehmensadresse zugestellt wird und eindeutig persönlich ist. Diese Post darf nicht von Fremden geöffnet werden.

Manche Chefs verlangen, dass ausnahmslos alle Post von der Sekretärin oder ähnlichen Zuständigkeiten geöffnet wird. Damit verletzen Sie bei den explizit persönlichen Briefen offiziell das Briefgeheimnis. Eine Ausnahme ist es jedoch, wenn Sie und der Empfänger eine schriftliche Befreiung vom Briefgeheimnis unterschreiben. Dies berechtigt Sie offiziell zum Öffnen privater Post, ohne dass das Briefgeheimnis verletzt wird.