Telefonanlage mit Warteschleife kaufen und einrichten - Tipps

Darauf gilt es beim Kauf der Telefonanlage zu achten

Um die Warteschleife einzurichten, benötigen Sie entweder ein zwischengeschaltetes Gerät oder eine Software. Grundsätzlich gilt: Sie können eine Telefonanlage einsetzen, wenn mehrere Telefone vorhanden sind und ein ISDN-Anschluss, bzw. Gerät vorliegt das die Funktion "Verbinden" unterstützt. Das ist wichtig, um den Anrufer in der Leitung zu halten.

• Beim Kauf der Anlage gibt es nicht viel zu beachten, da fast alle Anlagen die gleichen Funktionen unterstützen. Wichtig ist, ein Auge darauf zu werfen, wie viele Telefone geplant sind. Schließlich wäre es ärgerlich, wenn nicht für alle ein Anschluss vorhanden ist.
• An allen Telefonanlagen mit Warteschleife schließen Sie übliche Telefone an. Geschäftliche Telefone sind sinnvoll, da Sie über ein breiteres Funktionsspektrum verfügen.
• Tenovis ist ein guter Anbieter für Telefonanlagen, andere sind IMHO Auerswald und T-Comfort. Die Preise variieren von 200 bis hin zu mehreren Tausend €. Die Geräte sind den Telefonen vorgeschaltet und verteilen die Anrufer auf die richtige Nummer oder leiten sie in die Warteschleife.
• Internettelefonie ist eine günstigere weitere Möglichkeit, die sich bei kleinen Unternehmen lohnt. Durch eine Software ist die Warteschleife zwischengeschaltet, wenn die Telefone besetzt sind.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, ist es fraglich, ob sich die Kosten der Telefonanlage für Sie lohnen. Schätzen Sie das vorher gut ab. In Arztpraxen und Co. wirkt sich die Einrichtung nachteilig aus. Sie verschrecken damit Ihre Kunden. Außerdem ist die Nutzung in normalen Arztpraxen eher unüblich. Bedenken Sie, dass während der Wartezeit der Anruf als entgegengenommen gilt und den Anrufer Geld kostet.

So richten Sie die Anlage mit Warteschleife ein

Wenn Sie sich eine Telefonanlage kaufen, liegt eine Bedienungsanleitung bei, die die einzelnen Schritte der Inbetriebnahme detailliert erklärt. Im Wesentlichen sind folgende Schritte durchzuführen:

1. Schließen Sie die Telefonanlage an Ihre Telefonbüchse an.
2. Nun sind die Telefone an der Reihe, die Sie später benutzen. Schließen Sie alle in die dafür vorgesehen Steckverbindungen an. Wenn Sie Faxe nutzen, schließen Sie diese ebenfalls an.
3. Schalten Sie die Telefonanlage ein, sofern sie sich nicht eingeschaltet hat.
4. Es ist eine Software mitgeliefert, über die sich alles weitere einstellen lässt: Rufnummernzuweisung etc. Wie das genau funktioniert, hängt vom Anbieter ab. Entnehmen Sie das der Gebrauchsanweisung.
5. Wie Sie die Warteschleifenmusik aufspielen, hängt von dem von Ihnen gewählten System, bzw. dem Hersteller ab. Bei Telefon-Servern über das Internet wird die Musik mittels der Software eingerichtet. Dazu muss eine ISDN-Karte im Computer eingebaut sein. Verbinden Sie diese mit dem ISDN-Gerät. Weisen Sie im Programm die MP3-Musikdatei der Warteschleife zu.
6. Andere Anbieter wie Speech Design bieten OnHold-Geräte an, die die Melodie aufnehmen oder von einer CD spielen. Das Gerät ist an das ISDN-Gerät angeschlossen. Spielen Sie die Melodie ein oder legen Sie die Musik-CD ein und aktivieren Sie die Warteschleife. Direkt wird ein Anrufer an die Warteschleife weitergeleitet, sofern alle Telefone besetzt sind.
7. Entnehmen Sie der Gebrauchanleitung Ihrer gewählten Lösung, wie das im Einzelnen funktioniert.
8. Von nun an werden die Anrufer an die Warteschleife weiter geleitet, wenn alle Telefone besetzt sind.

Die Wahl der richtigen Musik in der Warteschleife

• Sie sind in einer Warteschlange gelandet und haben sich über nervige Musik geärgert? So ist der Kunde gereizt, bevor jemand mit ihm gesprochen hat. Mit einer individuellen Musik, die zum Unternehmen passt, beugen Sie dem vor. Das gehört zu einer guten Unternehmenspräsentation und damit letztendlich zum Marketing und Image.
• Idealerweise hat Ihr Unternehmen einen eigenen Song. Wenn ja, ist dieser gut geeignet, um die Anrufer auf das Unternehmen einzustimmen. Auch Musik, die Sie für Firmenvideos etc. verwendet haben, ist eine gute Möglichkeit.
• Wenn Sie all das nicht haben, ist darauf zu achten, dass Sie Musik auswählen, die Sie als Hintergrundmusik für einen Imagefilm verwenden würden. Im Idealfall benutzen Sie eine Musik, die der Anrufer angenehm findet. Lässt sich die Musik mit dem Unternehmen in Bezug setzen? Dann ist sie optimal. So heben Sie sich durch die Warteschleife von anderen Unternehmen ab.
• Wenn Sie fremde Musik verwenden, müssen Sie auf die GEMA achten. Entweder nutzen Sie GEMA-freie Stücke, oder Sie zahlen Gebühren. GEMA-freie Musik gibt es auf diversen Plattformen legal zum Download.