Spenden - ein Dankschreiben gekonnt aufsetzen

Spenden zu erhalten, ist nicht selbstverständlich

• Im Geschäftsleben, als auch privat kommt es hin und wieder zu Situationen, Spenden zu erhalten. Selbstredend werden Sie im Moment des Empfangs Ihren „Herzlichen Dank“ formulieren und vielleicht, im Kampf mit dem Alltag zur Tagesordnung übergehen. Als „Chef“ beauftragen Sie vielleicht Ihre Sekretärin damit, ein Dankschreiben zu formulieren und fühlen sich erleichtert. Haben Sie einmal darüber nachgedacht, was es tatsächlich bedeutet, eine Spende zu erhalten?

• Jemand hat sich mit Ihrer Situation, Ihrem Projekt oder Ihrer Not beschäftigt. Im Zeitalter des „Einzelkampfes“ ist es für viele Menschen schwer, Hürden, Schwierigkeiten zu überstehen oder neue Projekte ins Leben zu rufen. Dennoch gab es jemanden, der aufgeblickt hat, eigene Interessen zurück gestellt und sich für Sie interessiert hat. Das Symbol der Spende mag kostbar oder weniger kostbar sein, doch das Hinwenden dieser Person zu Ihren Belangen, ist etwas Besonderes und einen herzlichen Dank wert.

• Drücken Sie diesen „herzlichen“ Dank aus. Dank wird im tiefen Innern, man sagt, im Herzen empfunden. Geben Sie zurück, was Sie empfinden. Geben Sie die Zeit, an diesen Menschen zu denken, als auch Ihre Freude über dessen Spendenreaktion  zurück. Nicht im Sinne einer „Wiedergutmachung“, sondern im Sinne dankbarer Verbundenheit, z. B. mit den Worten: „…als Allererstes ist es mir ein großes Anliegen, mich bei Ihnen für (benennen Sie die Spende) zu bedanken. Diese Spende …“ (führen Sie kurz aus, was diese Spende für Sie bedeutet und schließen Sie mit einem ehrlichen Dank ab.)

• Hinweis: Wählen Sie keine Worte, wie z. B. „ muss ich mich bedanken…möchte ich mich…an dieser Stelle….recht großzügige Spende….u. s. w.“ Diese Floskeln sind derart abgedroschen, dass sie auf „Gleichgültigkeit“ hinweisen. Warum z. B. „müssen“ Sie sich bedanken? Ist es Pflicht, obwohl Ihnen die Spende nichts bedeutet? Wenn Sie sich bedanken „möchten“, warum tun Sie es nicht? Ist Ihnen bekannt, um welche „recht großzügige Spende“ es geht - warum benennen Sie sie dann nicht? Seien Sie also aufmerksam, wie Sie Ihren Dank, wenn er denn aus dem „Herzen“ kommt, formulieren.

Setzen Sie ein gelungenes Dankschreiben auf

• Dankschreiben sind im Geschäftsleben üblich, denn immerhin möchte man gute Geschäftskontakte erhalten. Allerdings stellt sich bei manchen Dankschreiben die Frage, wie ernsthaft sie gemeint sind, denn im Zuge zeitlicher Geschäftsplanungen ist eine zweckmäßige Handlungs-Koordination gefragt. Insofern kann eine formatierte Dank-Vorlage genau das Gegenteil dessen bewirken, was Sie sich wünschen: Eine Dokumentation der Interessenlosigkeit mit der Verpflichtung, Dank aussprechen zu müssen.

• Setzen Sie Ihren Dank mit persönlichen, verbindlichen Worten überzeugend auf. Reagieren Sie kurzfristig auf Spenden, Hilfen und Geschenke. D. h. sprechen Sie Ihren „Gönner“ in Ihrem Schreiben, anstelle einer namenlosen Grußfloskel, sehr persönlich mit seinem Namen an, z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. XXX…“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin Dr. XXX…“ Bezeichnen Sie die Art der Spende genau. D. h. anstelle der Floskel „…für Ihre Spende…“, benennen Sie diese z. B. „…Ihre Spende über (10.000,- € - Kinderbekleidung - Arzneimittel für HIV-Infizierte - Hyazinthenspende für den Blumenwettbewerb - usw.).

• Fügen Sie dem Dankschreiben bei, inwiefern diese Spende hilfreich gewesen ist, wie z. B. „…vielen Kindern in … ein neues Zuhause gegeben…, … HIV-infizierten Menschen in… geholfen,  …dem Krankenhaus in … ein (Röntgengerät/Ultraschall usw.) finanziert". Differenzieren Sie, ob Sie sich im Namen der Firma oder persönlich bedanken möchten. Im Namen der Firma dürfen Sie in jedem Fall zu einem computergeschriebenen Firmenpapier mit entsprechendem Layout greifen. Möchten Sie sich persönlich bedanken, sollten Sie Ihren Dank handschriftlich auf neutralem, bzw. persönlichen Briefpapier aufsetzen.

• Nehmen Sie ebenfalls einen Bezug darauf, wie sehr Sie persönlich von der Spende angetan sind, z. B. indem Sie mitteilen: „…Ihre Spende über … zum Projekt … beeindruckte mich tief und bestätigte (uns/mir) erneut, Ihre überaus wertvollen Kompetenzen im Bereich ….“ Teilen Sie Ihrem Gönner Ihre persönliche Dankbarkeit mit und verweisen Sie ebenso darauf, Dank-Überbringer bestimmter (Firmen-)Angehöriger zu sein. Wählen Sie in jedem Fall ein qualitativ wertvolles Briefpapier. D. h. liegt Ihnen ein Firmenformat mit und ohne Wasserzeichen vor, sollten Sie das mit Wasserzeichen vorziehen.