Signatur für Outlook erstellen - so gelingt es

So erstellen sie eine Signatur für Outlook

In Microsoft Outlook, steht Ihnen die praktische Möglichkeit zur Verfügung, eine individuelle Signatur zu erstellen und diese Ihren E-Mails hinzuzufügen. So werden am Ende jeder Ihrer E-Mail-Nachrichten immer zusätzliche Informationen über Sie, an den Empfänger übermittelt. Vor allem bei geschäftlichen Kontakten ist das inzwischen kaum wegzudenken, da die Kontaktaufnahme über verschiedene Kommunikationswege erleichtert und gleichzeitig die rechtliche Identifizierung des Absenders ermöglicht wird. Mit den nachfolgenden Schritten kreieren Sie Ihre ganz eigene E-Mail-Signatur für Outlook in nur wenigen Minuten.

• Öffnen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf den "Neue E-Mail"-Button klicken.
• Klicken Sie oben auf "Signaturen" und wählen Sie dann die Option "Signaturen…" aus.
• Ein neues Fenster öffnet sich. Hier können Sie auf "Neu" klicken und einen aussagekräftigen Namen für Ihre neue Signatur eingeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".
• Im Feld "Signatur bearbeiten" können Sie den gewünschten Text für Ihre Signatur eingeben und diesen nach Ihren Wünschen formatieren.
• Im Bereich "Standardsignaturen" können Sie festlegen, ob und wie Ihre Signatur automatisch zu neuen E-Mails hinzugefügt werden soll.

Nun wird die erstellte Signatur an jede E-Mail automatisch angefügt. Sie können dies auch gleich mit einer Test-Mail an sich selbst ausprobieren und die Signatur auf etwaige Fehler untersuchen. Ändern lässt sie sich jederzeit über denselben Ablauf wie oben beschrieben.

So integrieren Sie Logos oder Bilder in Ihre Signatur

Es besteht außerdem die Möglichkeit, Ihre Signatur in Outlook weiter zu personalisieren, indem Sie Bilder oder Logos hinzufügen. Dies macht einen noch professionelleren Eindruck und lockt das Auge des Betrachters an, wodurch Ihre E-Mail dem Empfänger besser im Gedächtnis bleibt. Hier sind Ihrer Kreativität kaum Grenzen gesetzt, da Sie Ihre eigenen Bilder und Logos hochladen und verwenden können. So geht's:

• Öffnen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf den "Neue E-Mail"-Button klicken.
• Klicken Sie oben auf "Signaturen" und wählen Sie die Option "Signaturen…" aus.
• Falls Sie bereits mehrere Signaturen besitzen, wählen Sie in dem neuen Fenster die Signatur aus, der Sie ein Bild oder Logo hinzufügen möchten.
• Klicken Sie auf das Bild-Symbol und wählen Sie eine Bilddatei aus Ihrem Computer aus, die Sie Ihrer Signatur anhängen wollen.
• Falls nötig, können Sie die Größe des Bildes anpassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und die Option "Bild…“ > "Größe“ auswählen. Passen Sie die Größe unter "Skalieren“ an und bestätigen Sie mit "OK".
• Speichern Sie abschließend alle Änderungen, indem Sie auf "OK" klicken.

Beim E-Mail-Verkehr mit Kunden kann es helfen, eine visuelle Visitenkarten zu haben. Outlook bietet auch praktische Optionen zum Regulieren und Anpassen der Größe des Bildes an, damit es auch garantiert in Ihre Signatur reinpasst.

Signaturen sind äußerst nützlich, um wiederkehrende Textbausteine automatisch einzufügen. Vor allem im Geschäftsumfeld ist es gängig, Namen, Firmeninformationen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Kontaktdaten in der Signatur zu haben. Diese Informationen jedes Mal manuell einzufügen, kann mühsam sein. Outlook erleichtert Ihnen dieses Prozedere, indem Sie einmal eine Signatur erstellen und diese dann mühelos zu Ihren E-Mails hinzufügen können. 

Das Erstellen von Signaturen in Outlook ist ein vergleichsweise einfacher und schneller Prozess, mit dem sie in kurzer Zeit Ihre E-Mail-Kommunikation professioneller und effizienter gestalten. Ganz gleich, ob Sie lediglich Text oder auch Bilder in Ihre Signatur einbinden möchten, Outlook bietet Ihnen die nötigen Werkzeuge, um Ihre Signatur nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Dabei können Sie auch ruhig experimentieren, bis Sie die perfekte Signatur für sich gefunden und erstellt haben.