Nachzahlung von Nebenkosten - was Sie dabei beachten sollten

Die jährliche Abrechnung der Nebenkosten ist immer wieder Anlass zum Streit zwischen Mieter und Vermieter. Wenn Sie einige Hinweise beherzigen, können Sie falsche Abrechnungen rechtzeitig erkennen und sich dagegen wehren. Vor allem dann, wenn Sie eine Nachzahlung leisten müssen, sollten Sie die Abrechnung genau kontrollieren.

Nebenkosten müssen vertraglich vereinbart sein

• Achten Sie darauf, dass die Übernahme von Nebenkosten ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sein muss. Fehlt eine solche Vereinbarung, schulden Sie nur die eigentliche Miete, mit der die Betriebskosten als abgegolten gelten.
• Müssen Sie Nebenkosten zahlen, achten Sie darauf, dass Ihnen der Vermieter nur diejenigen Nebenkosten in Rechnung stellen darf, die in der Betriebskostenverordnung als solche bezeichnet sind. In der Regel enthält Ihr Mietvertrag einen Hinweis auf diese Betriebskostenverordnung. Wird nicht darauf verwiesen, kann der Vermieter nur die Nebenkosten abrechnen, die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart worden sind.
• Achten Sie auf den richtigen Umlageschlüssel. Fehlt im Mietvertrag die Bezeichnung eines Umlageschlüssels, werden die Betriebskosten nach der Wohnfläche abgerechnet. Sie können auch die Abrechnung nach Personen oder nach Wohneinheiten vereinbart haben. 

Heizung und Warmwasser sind verbrauchsabhängig abzurechnen

• Allerdings dürfen Heizung und Warmwasser nur verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Nach der Heizkostenverordnung sind 70 % der Kosten für Heizung und Warmwasseraufbereitung danach abzurechnen, was Sie tatsächlich verbrauchen und 30 % nach der bewohnten Fläche.
• Bei Wohnungen, die der Wärmeschutzverordnung entsprechen, darf der Maßstab auch 50 zu 50 lauten. Bei Passivhäusern gelten wieder andere Grundsätze.

Nachzahlung nur binnen Jahresfrist

• Sie sollten wissen, dass der Vermieter eine Nachzahlung nur fordern kann, wenn er die Nebenkosten innerhalb eines Jahres nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnet. Der Vermieter muss dafür Sorge tragen, dass er Ihnen die Abrechnung rechtzeitig innerhalb dieser Frist zustellt. Dabei muss er auch unerwartete Verzögerungen in der Post einkalkulieren. Verpasst er diese Frist, dürfen Sie die Nachzahlung verweigern.
• Hat der Vermieter allerdings die Fristüberschreitung selbst nicht zu verantworten, weil er den notwendigen Gebührenbescheid der Gemeinde erst selbst verspätet erhält, darf er und muss er binnen drei Monaten nach dem Erhalt dieser Unterlagen die Nachzahlung einfordern.
• Sie müssen wissen, dass der Vermieter eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung auch nach zwölf Monaten noch korrigieren darf, soweit der Fehler offensichtlich und Ihnen erkennbar war.

Vereinbaren Sie realistische Vorauszahlungen

• Achten Sie darauf, dass Sie bei Abschluss eines Mietvertrages die Vorauszahlung der Nebenkosten realistischerweise ansetzen. Lassen Sie sich nicht täuschen, wenn der Vermieter Ihnen eine Wohnung auf diese Weise schmackhaft macht. Sie müssen dann trotzdem eine Nachzahlung leisten, auch wenn der Vermieter die Vorauszahlungen viel zu knapp kalkuliert hat.
• Beachten Sie, dass Sie im Zweifel das Recht haben, die Abrechnungsbelege im Original beim Vermieter einzuziehen und die Abrechnung nachzuprüfen. Sie müssen sich dazu in die Räume des Vermieters begeben, es sei denn, dass der Vermieter so weit entfernt wohnt, dass Ihnen die Anreise nicht zuzumuten ist. Ansonsten sollte Ihnen der Vermieter Kopien der Abrechnungsbelege übersenden.