Muster für Kostenvoranschlag - so erstellen Sie mit Word ihre eigene Vorlage

Ein Muster spart Zeit bei der Angebotserstellung

Ein strukturiert erstelltes Muster für einen Kostenvoranschlag können Sie immer wieder verwenden und so bei der Angebotserstellung effizient arbeiten.

• Word bietet die Option, eine Datei als Dokument oder als Vorlage zu speichern. Wenn Sie sich für die zweite Möglichkeit entscheiden, ist sichergestellt, dass Sie Ihre Vorlage nicht versehentlich überschreiben.
• Wählen Sie den Ordner "Templates" als Speicherort.

Die Bestandteile des Kostenvoranschlags

1. Das Muster beginnt mit dem Briefkopf, zu dem das Firmenlogo, ein Adressfeld, die Angebotsnummer und die wichtigsten Firmendaten inkl. Ansprechpartner gehören.
2. Leiten Sie den Kostenvoranschlag mit einigen netten Worten ein, mit denen Sie dem Kunden für die Anfrage danken.
3. Führen Sie alle Einzelpositionen des Angebots mit Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis auf. Strukturieren Sie dabei nach Arbeitsleistung, Material und externen Dienstleistungen (z. B. Entsorgungsgebühren, Gerüstbau etc.).
4. Bilden Sie Nettosummen nach jedem größeren logischen Block und eine Gesamtsumme, zu der Sie den Umsatzsteuerbetrag ausweisen, gefolgt von der Bruttosumme.
5. Um sich nicht zu verrechnen, nutzen Sie die Möglichkeit, ein Tabellenobjekt zu integrieren, das Ihnen nicht nur die Gesamtpreise aus der Anzahl und den Einzelpreisen automatisch errechnet, sondern das auch die Berechnung der Steuern, Gesamtsummen und möglicher Rabatte automatisch vornimmt.
6. Achten Sie auf eine vernünftige Formatierung der Geldbeträge. Standard ist rechtsbündig mit zwei Nachkommastellen.
7. Nach der Liste der Positionen und Angebotssummen folgen wieder einige Standardabsätze mit Informationen zur Gültigkeit Ihres Angebots, zu anfallenden Steuern und rechtlichen Rahmenbedingungen wie Bezüge zur DIN oder VOB, je nach Branche.
8. Auch die Abschiedsformel ist meist festgelegt und somit Teil Ihres Musters.
9. Sofern diese Angaben nicht auf Ihrem Briefpapier vorgedruckt sind, denken Sie an die Fußzeile mit Angaben zur Bankverbindung, USt-ID, Rechtsform usw. Hier sollten Sie bereits alle Angaben machen, die später auch auf eine Rechnung gehören. 
10. Wenn Sie mit Ihren Eingaben zufrieden sind und diese als Vorlage speichern möchten, dann klicken Sie auf "Speichern unter" und als Nächstes auf "Word Vorlage".

So verwenden Sie Ihr Muster für einen Kostenvoranschlag

Wenn Sie später ein leeres Dokument öffnen und dabei Ihre Vorlage zur Erstellung eines konkreten Angebots heranziehen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf "Datei Neu" und dann auf "Meine Vorlagen".
2. Eine neue Registerkarte erscheint. Öffnen Sie hierin die von Ihnen erstellte Vorlage als Dokument.
3. Dieses können Sie nun der aktuellen Anfrage entsprechend vervollständigen, ohne dass die von Ihnen gespeicherte Vorlage verändert wird.