Was ein Kulanzantrag beinhalten sollte
- Damit Ihr Anliegen Erfolg haben kann, ist es wichtig, den Kulanzantrag so zu formulieren, dass Ihr Gegenüber genau weiß, worum es geht.
- Unbedingt enthalten sein sollten daher: Angaben zu Art, Zeit und Ort der Dienstleistung oder Artikelnummer und Art des Produktes nebst Übergabetag, eine Erklärung, weshalb Sie unzufrieden mit dem waren, was Sie für Ihr Geld bekommen haben (die Basis für den Kulanzantrag) sowie natürlich Ihre Kontaktdaten.
- Unter Umständen kann es sinnvoll sein, dem Adressaten eine Frist zur Reaktion auf den Kulanzantrag zu setzen, in der ersten Verhandlungsphase sollte man hier aber eher vorsichtig formulieren, denn schließlich sind Kulanzleistungen immer freiwillige Leistungen.
So formulieren Sie sinnvoll
- Natürlich sind Sie unzufrieden - keine Frage. Da kann es natürlich auch schon einmal passieren, dass Sie beim Formulieren des Kulanzantrages ein wenig bissiger sind als sonst. Jedoch ist dies leider nicht zielführend, denn Sie hoffen ja darauf, dass Ihr Ansprechpartner einlenkt und Ihnen (aus seinem guten Willen heraus) entgegenkommt. Daher: Sparen Sie sich sämtliche Ironie und jeden Sarkasmus - schildern Sie einfach nur so objektiv wie möglich Ihre Erlebnisse.
- Dabei kann es hilfreich sein, den Empfänger des Kulanzschreibens mit einzubeziehen: "Sicher verstehen Sie, wie ärgerlich dies war", ist nur eine Beispielformulierung dafür, den anderen ins eigene Boot zu holen - statt ihn zum Feind zu erklären.
- Schließlich noch: Genauigkeit sticht sprachliche Raffinesse. Gerade bei komplizierten Sachverhalten ist es unerlässlich, dass Ihre Schilderungen richtig verstanden werden. Verzichten Sie daher - zugunsten sprachlicher Klarheit - auf sprachliche Schnörkel - wie Endlossätze und Fremdwörter - der Sachbearbeiter Ihres Kulanzantrages wird es Ihnen danken.
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