Formulierung einer Absage - so macht man es richtig

Egal, für welchen Anlass Sie sich an die Formulierung einer Absage machen: Ihr Gegenüber sollte wissen, woran er bei Ihnen ist. 

Die ehrliche Formulierung einer Absage

• Zusagen sind meist schneller ausgesprochen oder niedergeschrieben als eine Absage, denn bei Zusagen genügt oft ein einfaches "Ja". Die Formulierung einer Zusage fällt Ihnen möglicherweise auch leichter, weil Sie damit das Anliegen Ihres Gegenübers erfüllen können - und damit ist eine Art Harmonie hergestellt, nach der sich viele Menschen - bewusst oder unbewusst - sehnen.
• Anders müssen Sie jedoch an die Formulierung einer Absage herangehen. Auch wenn es nur um die Absage einer Einladung zu einer Geburtstagsfeier geht, ist es für Ihr Gegenüber leichter, wenn Sie nachvollziehbare Gründe nennen können.
• Ehrlicher bei der Formulierung einer privaten Absage ist es, wenn Sie Wendungen mit "ich kann nicht" oder "ich würde ja gerne, doch ich muss stattdessen ..." vermeiden. Ihre Absage beruht schließlich auf Ihrer Entscheidung. Seien Sie daher ehrlich und machen Sie deutlich, dass Ihnen etwas anderes möglicherweise ebenso wichtig oder noch wichtiger ist.
• Wenn Sie einem Bewerber auf eine Stelle eine Absage schicken müssen, müssen Sie andere Dinge beachten - hier kommt es auch darauf an, sich möglichst wenig angreifbar zu machen. 

Einem Stellenbewerber Bescheid geben

• Jeder Stellenbewerber, der vielleicht hunderte von Bewerbungen schreibt und darauf manchmal überhaupt keine Reaktion bekommt, wird Ihnen schon dankbar sein, wenn Sie sich überhaupt melden.
• Üblich ist in einem Ablehnungsschreiben ein einleitender Satz, der auf die Bewerbung Bezug nimmt ("Wir kommen zurück auf Ihre Bewerbung vom ..."). Diesem sollten Sie gleich die Ablehnung folgen lassen, damit sich der Bewerber keine falschen Hoffnungen macht. Dieser könnte so lauten: "Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben."
• Einen Grund müssen Sie bei der Formulierung nicht angeben. Für einen Bewerber kann es natürlich wichtig sein, zu wissen, warum er keine Chance hatte.
• Sie sollten aber vorsichtig sein, was Sie als Grund angeben, um sich nicht möglicherweise rechtlich angreifbar zu machen. Schreiben Sie also nicht etwa: "Wir waren von Anfang an ohnehin der Meinung, dass eine Frau für die Stelle besser geeignet ist."

Eine Ablehnung sollte so formuliert sein, dass sie in der Sache klar ist. Je nach Kontext können Sie Gründe angeben, bei Ablehnungen an Stellenbewerber ist dies jedoch generell nicht erforderlich.