Einladungen verfassen für eine Jahreshauptversammlung

Nach dem Vereinsrecht müssen Vereinssatzungen auch Bestimmungen über die Voraussetzungen enthalten, unter denen die Mitgliederversammlung zur Jahreshauptversammlung einzuberufen ist. Auch müssen Bestimmungen über die Form der Einberufung enthalten sein. Diese Vorgaben gelten für eingetragene und für nicht eingetragene Vereine.

Einladungen sind formgebunden

• Die Wahl der Form der Einberufung stellt das Gesetz dem Verein weitgehend frei. Sie richtet sich nach der Eigenart des Vereins, seiner Größe und der regionalen Streuung seiner Mitglieder.
• Durch die Form der Einladung muss sichergestellt sein, dass alle Mitglieder des Vereins Gelegenheit haben, von Ort, Zeit und Gegenstand der Versammlung rechtzeitig in Kenntnis gesetzt zu werden.
• Lesen Sie also genau, was in der Satzung Ihres Vereins bestimmt ist, bevor Sie beginnen, Einladungen zu verfassen.
• Laden Sie schriftlich ein, müssen Sie nicht den Zugang der Einladung selbst beweisen, wohl aber die Absendung der Einladung an sämtliche Mitglieder des Vereins. In der Regel erfolgt die Einladung durch einfachen Brief an die zuletzt bekannte Adresse des Mitglieds, bei kleineren Vereinen auch durch die Veröffentlichung im Vereinsmitteilungsblatt oder am Schwarzen Brett im Vereinslokal.

Satzungsgemäße Texte verfassen

• Achten Sie darauf, wer für die Einberufung der Mitgliederversammlung zuständig ist. Üblicherweise bestimmt die Satzung, dass der Vorstand in der Person des ersten Vorsitzenden einlädt.
• Lesen Sie die Satzung, ob Ladungsfristen vorgesehen sind. Meist ist es vorgesehen, dass zwischen dem Zugang der Einladung und dem Zeitpunkt der Jahreshauptversammlung beispielsweise mindestens 14 Tage liegen müssen.
• Sie müssen den Gegenstand der Beschlussfassung bezeichnen, also die Tagesordnung mitteilen. Dieser Punkt ist oft Anlass für streitige Auseinandersetzungen. Meist bestimmt die Satzung auch einen Termin, bis zu dem spätestens Anträge aus dem Mitgliederkreis schriftlich vorliegen müssen, damit sie in der Mitgliederversammlung besprochen werden können. 
• In diesem Fall achten Sie darauf, dass zwischen dem Ende der Antragsfrist und dem Beginn der Ladungsfrist ausreichend Zeit vorhanden ist, um die angekündigten Anträge oft ihre Zulässigkeit hin zu prüfen und die Mitglieder davon in Kenntnis zu setzen.
• Erlaubt die Satzung Dringlichkeitsanträge, weisen Sie darauf hin, dass deren Zulassung möglicherweise an qualifizierte Mehrheiten gebunden ist.
• Bei Jahreshauptversammlungen sind regelmäßig bestimmte Punkte zu besprechen, insbesondere Vorstandswahlen, Entlastung der Vorstände, Kassenprüfung oder Berichte der Spartenleiter.

Vorsicht bei Satzungsänderungen

• Stehen Satzungsänderungen an, müssen Sie den Entwurf des Satzungstextes und eine Begründung für die Notwendigkeitenänderung mitteilen.
• Sieht die Satzung für eine Satzungsänderung eine qualifizierte Mehrheit vor, weisen Sie darauf hin, wie verfahren wird, wenn nicht genügend Mitglieder an der Versammlung teilnehmen.
• Achten Sie darauf, den Ort und den genauen Zeitpunkt der Versammlung mitzuteilen, wenn Sie die Einladungen verfassen. Zeit und Ort der Versammlung müssen zumutbar sein, sodass auch weiter entfernt wohnende Mitglieder in der Lage sind, teilzunehmen. Allerdings hängt dies wiederum von der Art des Vereins ab, sodass bei überregional tätigen Vereinen andere Zumutbarkeitskriterien maßgebend sind.