E-Mail auf Englisch schreiben - so geht´s

Deshalb ist das Schreiben einer E-Mail im korrekten Englisch so wichtig

Das korrekte Schreiben von E-Mails auf Englisch ist aus vielerlei Gründen entscheidend. E-Mails sind eine häufige Form der schriftlichen Kommunikation in sowohl geschäftlichen als auch persönlichen Kontexten. Eine klare und präzise E-Mail gewährleistet, dass die Botschaft verstanden wird. Zudem vermittelt eine gut geschriebene E-Mail Professionalität und Seriosität, was einen positiven Eindruck bei Geschäftspartnern, Arbeitgebern und anderen Empfängern hinterlässt. Effizientes E-Mail-Schreiben spart Zeit für Absender und Empfänger, da klare Nachrichten keine Nachfragen erfordern.

Durch die richtige Verwendung von Sprache, Grammatik und Höflichkeitsformeln können Missverständnisse und Konflikte vermieden werden, insbesondere in geschäftlichen Situationen. Zudem zeigt kulturelle Sensibilität, wenn man E-Mails an internationale Empfänger sendet. Eine professionelle E-Mail ist auch entscheidend für Bewerbungen und Geschäftschancen, da sie oft den ersten Eindruck hinterlässt und die persönliche und berufliche Reputation beeinflusst. Schließlich dienen E-Mails oft als schriftlicher Nachweis, weshalb präzise Formulierung wichtig ist, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Insgesamt ist das korrekte Schreiben von E-Mails auf Englisch in der heutigen vernetzten Welt von großer Bedeutung, um effektive Kommunikation zu gewährleisten und persönliche sowie berufliche Beziehungen zu pflegen und zu stärken.

So schreiben Sie eine klare, sprachlich gute E-Mail auf Englisch

Bevor Sie mit dem Tippen Ihrer E-Mail beginnen, ist es entscheidend, Ihr Ziel klar zu definieren. Möchten Sie Informationen übermitteln, eine Anfrage stellen oder einfach nur ein Gespräch beginnen? Ein klares Ziel vor Augen zu haben, hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mail effektiv zu strukturieren. Danach erst beginnt das eigentliche Schreiben in Ihrem E-Mail-Postfach.

1. Eine passende Betreffzeile wählen: Ihre Betreffzeile sollte prägnant und informativ sein. Sie ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, daher sollte sie zum Inhalt Ihrer E-Mail passen. Wenn Sie sich beispielsweise über eine freie Stelle erkundigen, könnte eine geeignete Betreffzeile lauten: "Job inquiry" oder "Inquiry about the job opening." - Ihr Name."
2. Professionelle Anrede verwenden: Adressieren Sie den Empfänger angemessen. Wenn Sie den Namen kennen, verwenden Sie "Dear Mr./Ms. [Nachname]." Wenn Sie unsicher sind, ob der Empfänger männlich oder weiblich ist, oder eine neutrale Ansprache bevorzugen, können Sie "Dear [Vorname] [Nachname]" oder einfach "Hello" verwenden.
3. Mit einer höflichen Begrüßung beginnen: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Begrüßung, wie zum Beispiel "I hope this email finds you well" oder "I trust you're doing well." Dies setzt eine positive Stimmung für Ihre Nachricht.
4. Auf den Punkt kommen: Im ersten Absatz Ihrer E-Mail sollten Sie den Grund für Ihre Nachricht knapp darlegen. Seien Sie direkt und klar, damit der Empfänger weiß, was ihn im weiteren Verlauf der Nachricht erwartet.
5. Detaillierte Informationen bereitstellen: Im Hauptteil Ihrer E-Mail erläutern Sie den Zweck Ihrer Nachricht ausführlicher. Verwenden Sie Absätze, um Ihre Gedanken zu strukturieren, und liefern Sie alle notwendigen Informationen, Fakten oder Kontextinformationen. Behalten Sie einen professionellen und höflichen Ton bei.
6. Auf Sprache und Ton achten: Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail Ihre Professionalität widerspiegelt. Vermeiden Sie Umgangssprache, Fachjargon oder zu lockere Ausdrucksweise. Behalten Sie einen respektvollen Ton, auch wenn Sie schwierige Themen ansprechen.
7. Korrekte Grammatik und Rechtschreibung verwenden: Schlechte Grammatik und Rechtschreibfehler können die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail untergraben. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Nachricht vor dem Absenden zu korrigieren. Sie können auch Grammatikprüfungstools verwenden, um zu helfen.
8. Professionell abschließen: Verwenden Sie eine professionelle Abschlussformel wie "Sincerely," "Best regards" oder "Yours faithfully" gefolgt von Ihrem Namen. Wenn es angebracht ist, können Sie Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen angeben.
9. Anhänge überprüfen und Korrekturlesen: Wie bei jeder normalen E-Mail, ob auf Englisch, Deutsch oder einer anderen Sprache, sollten Sie vor dem Absenden nochmal das wichtigste überprüfen. Wenn Sie Dateien oder Dokumente angehängt haben, überprüfen Sie, ob sie enthalten sind und zum Inhalt Ihrer E-Mail passen. Außerdem sollten Sie die komplette E-Mail mindestens einmal gegenlesen, um Flüchtigleitsfehler zu finden und auszubessern.

Typische und hilfreiche englische Formulierungen für Ihre E-Mail

Folgende Ausdrucksweisen und Formulierungen helfen Ihnen, Ihre E-Mail in einem sprachlich einwandfreien und professionellem Englisch zu schreiben:

• Für eine Anfrage: "I am writing to inquire about..." (Ich schreibe, um nach... zu fragen.). "I would like to request information regarding..." (Ich möchte Informationen bezüglich... anfordern.)
• Für das Anbieten von Hilfe: "Please feel free to reach out if you have any questions." (Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie Fragen haben.). "I am here to assist you in any way I can." (Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen in jeglicher Weise zu helfen.)
• Für das Ausdrücken von Dankbarkeit: "Thank you for your prompt response." (Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.). "I appreciate your time and attention to this matter." (Ich schätze Ihre Zeit und Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.)
• Für das Beenden der E-Mail: "Sincerely, [Your Name]" (Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]). "Best regards, [Your Name]" (Mit besten Grüßen, [Ihr Name])
• Für das Ausdrücken von Interesse: "I am keenly interested in..." (Ich habe ein großes Interesse an...). "I am excited about the opportunity to..." (Ich freue mich auf die Gelegenheit, ...)
• Für das Anbieten von Informationen: "Attached, please find the requested documents." (Im Anhang finden Sie die angeforderten Dokumente.). "Here is the information you requested..." (Hier ist die von Ihnen angeforderte Information...)

Das Schreiben einer effektiven E-Mail auf Englisch erfordert Aufmerksamkeit für Details und angemessene Etikette. Durch die Befolgung dieses Schritt-für-Schritt-Leitfadens und das Nutzen bestimmter, fester Formulierungen, können Sie E-Mails verfassen, die klar, sprachlich korrekt, professionell und respektvoll sind. Effektive E-Mail-Kommunikation ist eine wertvolle Fähigkeit, die Ihnen helfen kann, positive Beziehungen in persönlichen und beruflichen Bereichen aufzubauen und zu pflegen.