Das Briefgeheimnis bei Geschäftsmails beachten

In vielen wissensorientierten Unternehmen sind die E-Mail-Konten der Mitarbeiter wichtig für deren Tätigkeit. Wenn Sie wegen Urlaub abwesend sind, was passiert mit Ihren Mails. Wie ist der Umgang geregelt?

Wann Geschäftsmails der Geschäftspost gleichgestellt sind

Bezüglich der E-Mail-Post in Unternehmen gibt es einige Fragen zu beachten. Darf man E-Mails automatisch weiterleiten? Können sie von Dritten einfach gelesen werden?

• Wenn Sie das Unternehmen verlassen, stellt sich auch die Frage, was geschieht mit Account und den Mails. Immer hängt es von einer möglichen privaten Nutzung ab. Eindeutige gesetzliche Vorgaben bezüglich des Zugriffs auf E-Mail-Konten, die sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden, gibt es nicht. 
• Gleichwohl gilt es bei der Nutzung von E-Mail-Accounts zu differenzieren, ob Ihnen der Arbeitgeber privaten E-Mail-Verkehr erlaubt hat. Er kann das selbstverständlich untersagen. Ist das der Fall, wären alle Ihre E-Mails dienstlich.
• Sie werden dann als Geschäftsmails angesehen, gleichgestellt der Geschäftspost des Arbeitgebers. Erlaubt Ihnen der Arbeitgeber private E-Mails bei einem betrieblichen Account, wird er rechtlich gesehen zum Telekommunikationsdienstanbieter. Dann unterliegt er dem Fernmeldegeheimnis.

Briefgeheimnis beachten - dienstliche und private E-Mails trennen

Grundsätzlich kann dann jede E-Mail im Mitarbeiter-Account privat sein. Die Privatnutzung infiziert die übrigen E-Mails. 

• Wenn Sie im Urlaub sind oder aus dem Unternehmen ausscheiden, kann der Arbeitgeber nur eingeschränkt auf Ihren Account zugreifen. Dies gilt auch bezüglich der eigentlich reinen Geschäftsmails. Denn er muss das Briefgeheimnis beachten.
• Bei der rein geschäftlichen Nutzung von E-Mails kann der Arbeitgeber für die Dauer Ihrer Abwesenheit bestimmen, wie der Zugriff auf eingehende E-Mails durch wen erfolgt, um sie zu bearbeiten oder weiterzuleiten. Diese Regelung gleicht somit der wie beim Umgang mit Geschäftspost.
• Ein Briefgeheimnis ähnlich dem bei privaten E-Mails gibt es bei Geschäftsmails nicht. Dennoch kann nicht jeder Mitarbeiter dienstliche E-Mails öffnen und lesen. Hier gelten die betrieblichen Vorgaben.

Private Nutzung von Firmen-Accounts untersagen

• Da im Internet Gefahren wie Viren und Trojaner lauern und die Rechner ganzer Unternehmen lahmgelegt werden können, ist immer öfter der Firmen-Account ausschließlich für die dienstliche Nutzung zugelassen. Die Rechte des Arbeitgebers sind auch im Fall des Missbrauchs eines Firmen-Accounts beschränkt.
• Wenn der Account zu privaten Zwecken missbraucht wird, kann der Chef nicht einfach die E-Mail-Posteingänge der Mitarbeiter öffnen und lesen. Hat er einen begründeten Verdacht, müssen Nachrichten als privat oder dienstlich klassifiziert werden. Die Geschäftsmails darf der Arbeitgeber immer uneingeschränkt einsehen.

Hat Ihnen der Chef die private Nutzung der firmeneigenen E-Mail-Accounts verboten, muss er die Einhaltung dieses Verbotes überwachen und gegen Verstöße vorgehen. Unterlässt er dies, kann der Grundsatz der betrieblichen Übung angenommen werden, wonach die private Nutzung bei fehlenden Kontrollen und Sanktionen zugelassen ist.