Eine einfache Briefumschlagbeschriftung im privaten Rahmen stellt die meisten Menschen nicht vor Probleme: In der ersten Zeile kommt die Anrede ("Herrn" oder "Frau"), darunter folgen Vor- und Zuname des Empfängers, in der darauf folgenden Zeile hat die Angabe der Straße und der Hausnummer zu erfolgen und ganz unten steht der Bestimmungsort. Geht der Brief ins Ausland, so kommt nun noch eine Zeile mit dem Namen des Empfängerlandes in Großbuchstaben hinzu. Auch der Bestimmungsort wird bei Auslandsadressen mit Großbuchstaben geschrieben - und zwar möglichst in der Sprache des Bestimmungslandes (also nicht "Florenz", sondern "FIRENZE"). Die Adresse des Absenders wird auf die Rückseite des Briefumschlags geschrieben.
Briefumschlagbeschriftung für offizielle Briefe
Komplizierter wird es meistens bei Briefen an Unternehmen oder offizielle Stellen. Hier sollten Sie ein paar Regeln befolgen.
- Im Anschriftfeld sollten Sie Leerzeilen nicht verwenden - auch nicht vor der Zeile mit der Postleitzahl und dem Namen des Bestimmungsortes.
- Das Anschriftfeld wird in 9 Zeilen gegliedert. Es wird umfasst die „Zusatz- und Vermerkzone“ (3 Zeilen) und die „Anschriftzone“ (6 Zeilen).
- In die „Zusatz- und Vermerkzone“ tragen Sie postalische Vermerke ein (z. B. "Nicht nachsenden!", "Einschreiben", "Büchersendung" oder "Persönlich/Vertraulich"). Die zur Verfügung stehenden drei Zeilen werden Sie selten ausnutzen und meist wohl sogar leer lassen. Falls Sie postalische Vermerke unterbringen wollen, tun Sie das beginnend mit der Zeile, die direkt über der eigentlichen Anschriftzone steht. Eventuelle weitere Vermerke schließen Sie dann oben an.
Die Anschriftzone bei der Briefumschlagbeschriftung
Besondere Umsicht sollten Sie bei der Nennung der Eigennamen walten lassen. Achten Sie zum Beispiel unbedingt auf die korrekte Schreibung (z. B. "Sylvia" oder "Silvia").
- Schreiben Sie die Anrede in die erste Zeile - im Akkusativ und ohne weiteren Zusatz.
- Schreiben Sie bei Ehepaaren "Frau und Herrn" und dann in der zweiten Zeile beide Namen.
- Verzichten Sie bei Behörden auf die früher gebräuchlichen Eingangsworte (also nicht mehr: "An die" oder "An das").
- Schreiben Sie Funktions-, Berufs- oder Amtsbezeichnungen in einer Zeile mit der Anrede (also "Herrn Rechtsanwalt").
- Schreiben Sie Titel und akademische Grade aber direkt vor den Namen (also: "Dr. Grit Holbein").
- Die Briefumschlagbeschriftung kann statt mit der Anrede und dem Namen einer Person auch mit dem Namen des Unternehmens oder der Behörde beginnen, in der der Betreffende arbeitet.
Oft wird angenommen, dass die Reihenfolge der Namensnennung auch darüber entscheidet, wer den Brief öffnen darf. Wenn der Name des Adressaten zuerst genannt wird, heißt es, dürfe nur dieser den Brief öffnen. Das wird in den meisten Firmen aber so nicht befolgt.
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