Briefumschlag beschriften - so geht's richtig

Einen Briefumschlag beschriften - Man muss einiges beachten

Bis zur Erfindung des Briefumschlages, ca. 1820,  wurden Schriftstücke durch Zusammenfalten oder durch Rollen mit anschließender Versiegelung vor unberechtigter Einsicht geschützt. Eine feste Vorgabe wie der auszuliefernde Brief zu beschriften ist, um den Empfänger zu erreichen, gibt es erst seit Einführung der automatisierten Sortieranlagen.

• Um eine möglichst schnelle Bearbeitung der täglichen Postsendungen zu gewährleisten, werden die Angaben auf den Kuverts auf speziellen Vorrichtungen automatisiert gelesen und den jeweiligen Bestimmungsorten zugeordnet. Damit Ihr Briefumschlag problemlos bearbeitet werden kann, muss er durch richtiges Beschriften dafür vorbereitet werden.
• Wenn der Umschlag mit der längeren Kante zum Tischrand vor Ihnen liegt, teilen Sie ihn in Gedanken in einzelne Felder auf, um die Zonen, in denen Sie Ihren Absender und die Adresse des Empfängers eintragen müssen, herauszufinden. Die unteren 15 mm des Briefumschlages sind der Codierung des Briefes vorbehalten und dürfen nicht beschriftet werden. Sehen Sie sich mal einen kürzlich angekommenen Brief in diesem Bereich genauer an, hier befindet sich ein Strichcode, quasi der Marschbefehl einer Postsendung.
• Ziehen Sie die nächste gedankliche Linie 40 mm vom oberen Rand, hier befindet sich nun links das Feld in der die Absenderangaben erwartet werden und rechts der Platz an denen das Porto aufgeklebt werden soll. Für das Aufbringen der Briefmarken muss der Bereich von der rechten Kante an bis 74 mm zur Mitte hin ausreichen.
• Von dem noch übrig gebliebenen Bereich trennt man nun noch 15 mm vom linken Rand und 15 mm vom rechten Rand des Briefumschlages als nicht zu beschriften ab und hat die Zone, in der die Adressangaben ausgelesen werden, ermittelt.
• Benutzen Sie nun für jedes Fragment der Adresse des Empfängers eine neue Zeile. Beginnen Sie mit, wenn erforderlich, der Anrede, also Firma/ Herr/ Frau. In die zweite Zeile tragen Sie den Namen des Empfängers ein, es folgt darunter die Angabe der jeweiligen Straße mit Hausnummer. Bei Briefen innerhalb des eigenen Landes, folgt als letztes die Postleitzahl sowie der Bestimmungsort. Hierbei ist zu beachten, dass besonders Postleitzahl und Bestimmungsort unbedingt in einer Zeile stehen müssen. Bei Sendungen ins Ausland wird zusätzlich unter der eigentlich letzten Zeile noch das Bestimmungsland angegeben.
• Ihre Absenderangaben geben Sie nach dem gleichen Muster wie die Empfängeradresse an, nur eben in dem dafür vorgesehenen Feld. Falls der Brief nun verzögert beim Empfänger eintreffen sollte, liegt es auf jeden Fall nicht an einem Fehler beim Beschriften des Briefumschlages.