Auf ein Angebot eine Absage schreiben

Absage auf ein Angebot schreiben - Beachtenswertes

Das Formulieren einer Absage ist hilfreich und nützlich, denn Anbieter erwarten ein Feedback zu Ihrem Angebot, sei es eine Ab- oder Zusage.

Bei Standardformulierungen verwenden die Verantwortlichen vorgefertigte Texte, die sie dem jeweiligen Anbieter schicken. Ein Grund für die Absage fehlt in diesem Schreiben. Deshalb sind Standardbriefe ungeeignet.

Für Anbieter sind Angaben zur Absage wichtig. Sie kennen den Grund und erhalten die Chance, ein zukünftiges Angebot anders aufzubauen. Geben Sie der jeweiligen Person Hinweise, die zum Ablehnen des Angebotes führten.

Versenden Sie die Absage schriftlich. Benutzen Sie den Postweg oder schreiben Sie eine E-Mail mit Bestätigen des Lesens. Falls Sie telefonisch absagen, notieren Sie Datum und Gesprächsverlauf.

Welchen Eindruck hinterlassen Sie beim Anbieter? Formulieren Sie Ihre Absage freundlich und bleiben Sie sachlich. Beziehen Sie den Dienstleister oder Bewerber in Ihr Schreiben ein und äußern Sie sich zu seinem Angebot. Das fordert Zeit, hilft Ihrem Gegenüber und Ihnen. Sie setzen sich zu diesem Zeitpunkt noch einmal intensiv mit dem Angebot auseinander.

Aufbau einer Absage

Wenn Sie einem Angebot absagen, sollten Sie das Absageschreiben höflich aber bestimmt formulieren. Gehen Sie beim Formulieren wie folgt vor:

1. Firmenblatt korrekt beschriften. Richten Sie Ihr Firmenblatt mit Anschrift des Dienstleisters ein. Das Datum bezieht sich auf das Absageschreiben. 
2. Betreff einfügen. Der Empfänger des Schreibens möchte wissen, um was es geht. Verwenden Sie einen Betreff, der das Angebot genau bezeichnet. Schreiben Sie dazu, dass Sie eine Absage erteilen ("Absage Ihres Angebotes vom ... ").
3. Anbieter mit vollständigen Namen anschreiben. Reden Sie den Anbieter immer mit seinem vollständigen Namen an. So weiß dieser, dass Sie sich mit seinem Angebot beschäftigten und es sich nicht um eine pauschale Absage an viele Anbieter handelt ("Sehr geehrte/r Herr/Frau ...", statt "Sehr geehrte Damen und Herren"). 
4. Für das Angebot bedanken. Bedanken Sie sich für das Angebot und zeigen Sie Interesse. Lassen Sie dabei aber nicht anklingen, dass Sie dieses vielleicht noch annehmen. Ihre Formulierungen beziehen sich auf eine Absage und schließen eine Zusage aus ("Vielen Dank für Ihr interessantes/umfangreiches/aufschlussreiches Angebot. Nach reiflicher Überlegung ...").
5. Bedauern ausdrücken und Grund nennen. Drücken Sie dem Anbieter Ihr Bedauern aus und schreiben Sie einen Grund für die Absage ("Leider können wir Ihr Angebot nicht berücksichtigen, da wir uns für ein preislich günstigeres Angebot entschieden haben beziehungsweise Sie die Qualitätsanforderungen nicht erfüllten."). Denken Sie daran, dass die Angabe eines konkreten Grundes auch zu einem neuen Angebot führen kann. Wenn Sie dies ausschließen wollen, schreiben Sie, dass Sie sich für ein anderes Angebot entschieden haben. 
6. Auf eine spätere Zusage hinweisen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Zusage geben möchten, bringen Sie das zum Ausdruck ("Wir kommen gerne in ... auf Ihr Angebot zurück").
7. Muster zurücksenden. Erwähnen Sie, wenn Sie Muster erhielten und was mit diesen geschieht ("Die überlassenen Muster senden wir Ihnen per Post zurück").
8. Dem Anbieter alles Gute wünschen. Bedanken Sie sich noch einmal für das Angebot und wünschen Sie dem Kunden beziehungsweise Bewerber alles Gute auf seinem weiteren Lebensweg ("Wir wünschen Ihnen maximale Erfolge und alles Gute auf Ihrem weiteren Lebensweg").
9. Brief mit Höflichkeitsformel beenden. Schließen Sie den Brief mit einer Höflichkeitsformel ("Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Gruß"). Wollen Sie Nähe zum Dienstleister schaffen, beenden Sie Ihr Schreiben mit "Herzliche Grüße", "Herzlichst" oder "Liebe Grüße". Vermeiden Sie Floskeln wie "Hochachtungsvoll" oder "Mit Hochachtung".
10. Absage unterschreiben. Unterschreiben Sie die Absage persönlich und verwenden Sie keine eingescannte Unterschrift. Das schafft Nähe zum Bewerber.
11. Absageschreiben diktieren. Diktieren Sie gegebenenfalls das Absageschreiben Ihrer Sekretärin. Auch hier unterschreiben Sie persönlich.

Absagen und Zusagen gehören in den Alltag eines Unternehmens. Dabei erhalten Sie Angebote von Dienstleistern und Bewerbern. Bleiben Sie beim Formulieren der Absage sachlich und schicken Sie Mappen von Bewerbern und Muster von Dienstleistern zurück. Benutzen Sie einen Brief oder eine Mail für Ihr Absageschreiben. Verwenden Sie keine Floskeln, sondern formulieren Sie freundlich, kurz und eindeutig. Für eine spätere Zusage fragen Sie beim Empfänger an, ob Sie das Angebot behalten.