Anschreiben für die Sponsorensuche - so beantragen Sie Hilfe für Ihren Verein

Die Form des Anschreibens muss stimmen

• Die korrekte Form des Briefes für die Sponsorensuche ist - wie es so schön heißt – eine notwendige, aber keine hinreichende Bedingung. Wie bei einer Bewerbung oder einem Geschäftsbrief sollten Sie also auf vollständige und aktuelle Kontaktdaten, die korrekte Anschrift, ein aktuelles Datum, wenn möglich auch die handschriftliche Signatur des Bevollmächtigten und vor allem die Rechtschreibung achten.
• Am einfachsten ist es, wenn Sie sowohl einen Briefkopf (möglichst mit Logo und vielleicht auch Angaben zu Vorstand bzw. Leitung Ihrer Einrichtung sowie Bankverbindungen) Ihres Vereins, als auch die gängigen einleitenden und abschließenden Textbausteine eines Spendenbriefes erstellen und für alle künftigen Briefe dieser Art verwenden, um ein einheitliches Layout zu gewährleisten.
• Wenn Sie viele Briefe schreiben, müssen Sie selbstverständlich nicht jeden Text individuell formulieren. Sie können auch gleich weitere Textbausteine für spezifische Zielgruppen wie beispielsweise neue Adressaten, Privatpersonen oder Großspender entwickeln.
• Ratsam ist es, wenn Ihr Anschreiben ein bis maximal zwei DIN-A-4-Seiten umfasst. Vollständigkeit und Prägnanz erleichtern dem Adressaten das Lesen ungemein. Verwenden Sie beim Schreiben stets eine freundliche, authentische und sachliche Sprache.

Nehmen Sie den Adressaten bei der Sponsorensuche Ernst

• Um den Adressaten argumentativ zu überzeugen, sollten Sie sich zunächst vergegenwärtigen, um wen es sich bei ihm handelt: Ein Brief an einen privaten Kleinspender (z.B. alle Neubürger in Ihrem Dorf) muss anders formuliert sein als ein Anschreiben an einen kommerziellen Großspender (z.B. die Kreissparkasse). Spätestens hier zahlt sich der Rückgriff auf unterschiedliche Textbausteine aus.
• Vorteilhaft ist es immer, den Adressaten namentlich anzuschreiben und – falls möglich – auf bisherige gemeinsame Kooperationen hinzuweisen. Wichtig ist, dass Ihr Adressat immer ersehen kann, aus welchem Grunde gerade er von Ihnen angeschrieben wird und  inwiefern Sie sich bereits mit seinem Handeln vertraut gemacht haben.
• Bedanken Sie sich außerdem bei Adressaten, die Sie bereits unterstützt haben und erwähnen Sie, dass Sie das Engagement schätzen, wenn die Adressaten sich auf dem Gebiet der Förderung bereits einen Namen gemacht haben.

Vertrauenswürdigkeit als Vereinskapital

• Wichtig ist, dass Sie Vertrauenswürdigkeit signalisieren. Deshalb sollten Sie in Ihrem Brief die Arbeit und Motivation Ihres Vereins darlegen und vielleicht auch ein oder zwei aussagekräftige Referenzen (z.B. Mitwirkung bei Stadtfesten, enge Kooperation mit der Kreisverwaltung etc.) nennen.
• Eine besondere Chance kann es sein, wenn Sie mit Ihrem Brief die Einladung zu einer persönlichen Begegnung verbinden. Dies kann ein individuelles Gespräch, ein „Tag der offenen Tür“ oder auch ein „Event“ mit gastronomischer und kultureller Begleitung sein. Aber achten Sie darauf, dass bei einer solchen Begegnung genügend Mitarbeiter für die Erläuterung Ihrer Arbeit anwesend sind und die sachliche Überzeugungsarbeit gewährleistet bleibt.
• Übrigens: Vertrauenswürdigkeit besteht auch darin, dass Sie an Bedingungen gekoppelte Spendenangebote ablehnen. Ein guter Ruf gehört zum Stammkapital einer gemeinnützigen Einrichtung – wenn z.B. ein Nachbarschaftsverein beim Seniorennachmittag kommerziellen Heizdeckenverkauf erlaubt, wandern sowohl Mitglieder, als auch potentielle Spender ab.

Fakten ermöglichen den gemeinsamen Erfolg für Verein und Sponsoren

• Achten Sie auch besonders darauf, dass Sie sich in Ihrer Selbstdarstellung an Fakten halten. Es ist keine Schande, wenn viele Ihrer Wünsche noch nicht erfüllt sind, aber es ist gefährlich, wenn Sie gegenüber Ihren Gesprächspartnern Luftschlösser bauen. Denn in diese möchten viele Spender nicht investieren: Gehen Sie von konkreten und realistischen Planungen aus und beschönigen Sie vorliegende Probleme nicht. Wenn Ihre Ansprechpartner bei näherem Interesse Zahlen sehen, die mit der Ausgangspräsentation nicht zusammenpassen,  kann Sie dies in argumentative Bedrängnis bringen.
• Vom sicheren Fundament einer authentischen Zielsetzung aus können Sie potentiellen Spendern souverän und erfolgreich Win-Win-Situationen anbieten. In jedem Fall profitiert ein Spender davon, dass er seine Reputation erhöht, wenn er Sie unterstützt und darüber berichtet wird.  Darüber hinaus können Sie natürlich auch stärkere Anreize wie beispielsweise Werbeflächen (insbesondere im Sportsponsoring oder bei finanzierten Kraftfahrzeugen) anbieten – sollten aber Ihre Partner hier mit der erforderlichen Sensibilität auswählen und klare Absprachen treffen.