Nutzen Sie Ihren Anrufbeantworter auch geschäftlich? Dann sollten Sie unbedingt eine professionelle Anrufbeantworteransage erstellen. Beachten Sie dabei ein paar Hinweise.
So erstellen Sie professionelle Anrufbeantworteransagen
- Bevor Sie beginnen, Ihren Anrufbeantworter zu besprechen, sollten Sie sich in eine ruhige Umgebung zurückziehen. Beim Besprechen würde jedes noch so leise Hintergrundgeräusch nur stören.
- Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter in völliger Ruhe. Wählen Sie dabei ein natürliches, nicht zu schnelles und nicht zu langsames Sprechtempo. Achten Sie dabei darauf, dass Sie freundlich klingen. Ihre Stimme sollte beherrscht und sachlich klingen, so wird Ihre Anrufbeantworteransage auch ansprechend.
- Oft sind Anrufbeantworteransagen schlichtweg zu lang. Fassen Sie sich kurz. Bedenken Sie, dass Sie manche Anrufer mehrmals anrufen und Sie wollen sie doch nicht mit einer ewig langen Ansage langweilen.
- Ihr Text sollte kurz, sachlich und vor allem informativ sein. Verzichten Sie auf einen originellen Text oder auf Hintergrundmusik.
- Wenn Sie einen Firmenanrufbeantworter besprechen, sollten Sie unbedingt den Namen der Firma nennen und die Abteilung. Bringen Sie die Information ein, dass der Anrufbeantworter täglich abgehört wird und Sie zurückrufen werden. Geben Sie an, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Das ist vor allem wichtig, wenn Sie auf Geschäftsreise sind. Wenn Sie einen Vertreter ernannt haben, nennen Sie seinen Namen und seine Telefonnummer. So kann sich Ihr Anrufer an Ihren Vertreter wenden.
So können Sie die Ansagen auf dem Gerät ändern
- Nehmen Sie sich zuerst einmal die Bedienungsanleitung Ihres Anrufbeantworters beziehungsweise Kombigeräts vor. Lesen Sie, wie Sie im Menü zu dem entsprechenden Punkt "Ansage aufsprechen" beziehungsweise "Ansage ändern" gelangen.
- Sie müssen den Text meist auf 20 Sekunden Sprechdauer begrenzen, denn dann schaltet der Anrufbeantworter auf Aufnahme, egal ob es sich um ein Band oder einen digitalen Anrufbeantworter handelt.
- Am besten notieren Sie sich die Ansage, die Sie aufsprechen wollen, auf einem Blatt Papier, damit Sie den Text dann flüssig vorbringen können.
- Bei vielen modernen Anrufbeantwortern können Sie bis zu drei Ansagen aufsprechen und dann jeweils den richtigen Text wählen. So können Sie zum Beispiel zwischen Ansagen für den privaten und den geschäftlichen Bereich unterscheiden.
- Halten Sie den richtigen Abstand zum Mikrofon ein, sonst wird die Ansage beim Abspielen übersteuert klingen. Schalten Sie außerdem andere Geräuschquellen aus, sonst hört man sie mit auf den Ansagen.
- Wenn Sie eine Ansage löschen oder ändern wollen, können Sie diese meist problemlos übersprechen oder 20 Sekunden ruhig sein, damit die Ansage automatisch gelöscht wird.
- Sie können sich die Ansagen nach der Aufnahme noch einmal anhören, um zu sehen, ob Sie damit zufrieden sind. Wenn Sie nicht zufrieden sind, machen Sie einfach eine erneute Aufnahme. Wenn die Anrufbeantworteransagen in Ordnung sind, können sie abgespeichert werden - das entnehmen Sie wieder Ihrer Bedienungsanleitung.
Weitere Autorin: Lilo Schmidt
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